Via beheer > berichten kun je een aantal (automatische) berichten instellen. Dit gaat om automatisch uitgezonden e-mails en berichten die worden opgehaald in het systeem. Een aantal berichten kun je nog aanpassen vooraleer ze daadwerkelijk worden verstuurd (zoals een offerte of factuur bericht).
De volgende berichten zijn in te stellen:
Automatische berichten per evenementtype
Het is ook mogelijk om een automatisch bericht te koppelen aan één of meerdere evenementtypes.
Zo kun je nu bijvoorbeeld een ander offerte-bericht opstellen voor een vergadering dan voor een bruiloft. Of wordt er na het evenement een ander bedankbericht gestuurd naar een zakelijke klant dan een bruidspaar.
E-mails aan opdrachtgevers
Er zijn een aantal (automatische) berichten die worden verstuurd naar opdrachtgevers die je zelf kunt instellen.
- E-mail aan opdrachtgever: bij bevestiging evenement
Als de evenement status in het evenement dashboard handmatig op 'bevestigd' wordt gezet, of zodra de offerte is ondertekend, wordt dit bericht automatisch verzonden naar de opdrachtgever.
- E-mail aan opdrachtgever: ingepland bericht
Selecteer een tijdsperiode voor of na de (bevestigde en afgeronde) evenementen wanneer het bericht moet worden uitgestuurd.
- E-mail aan opdrachtgever: aangeboden offerte
Deze mail wordt uitgestuurd als de offerte wordt verstuurd vanuit het systeem. Nadat je op de 'verzenden' knop (boven de offerte) hebt gedrukt kan het bericht nog worden aangepast vooraleer deze definitief wordt verzonden.
Vergeet niet het variabel "Klik hier om de offerte te bekijken en te accepteren" toe te voegen aan het bericht, anders is het niet mogelijk om de offerte online te openen.
E-mail versturen?
Bij alle (automatische) berichten aan opdrachtgevers kun je per bericht instellen of het als e-mail wordt verstuurd naar de contactpersoon.
Houd er rekening mee dat het automatische bericht altijd wordt toegevoegd aan de berichten van het evenement maar dus (indien ingesteld) niet als e-mail wordt verzonden naar de contactpersoon. Zolang de contactpersoon geen toegang heeft tot het evenement (dit is een oude functie) kan hij/zij het bericht ook niet inzien.
Per contactpersoon kun je instellen of de persoon automatische mails ontvangt. Dit kun je instellen tijdens het aanmaken of bewerken van een contactpersoon.
E-mails aan planners
'E-mails aan planners' worden verstuurd naar alle gebruikers met de gebruiksrol 'planner'.
- E-mail aan planners: nieuwe aanvraag
Deze email wordt automatisch verstuurd naar alle planners indien er een nieuwe aanvraag is binnengekomen via de aanvraagmodule.
- E-mail aan planners: offerte verlopen
De planner ontvangt deze e-mail indien een offerte is verlopen om zodoende eventuele acties te ondernemen.
- E-mail aan planners: offerte ondertekend
De planner ontvangt deze email indien een offerte is ondertekend.
Let op: Als jouw e-mailadres is overschreven (via beheer > gebruikers) met een ander e-mailadres, dan komt de mail enkel hierop binnen en niet meer op het overschreven e-mailadres.
E-mails aan gebruikers (oud)
- E-mail: Uitnodiging nieuwe gebruiker voor nieuw evenement
Als een opdrachtgever voor de eerste keer een aanvraag heeft geplaatst en voor de eerste keer toegang krijgt tot een evenement ontvangen zij dit bericht.
- E-mail: Uitnodiging bestaande gebruiker voor nieuw evenement
Als een opdrachtgever toegang krijgt tot een evenement maar al een MICE Operations account heeft ontvangen zij dit bericht.
Deze berichten staan nog in het systeem maar zijn momenteel inactief, aangezien de functie niet meer ondersteund wordt om opdrachtgevers toegang te geven tot evenementen.
Berichtentemplates voor het versturen van bestanden en herinneringen
Er zijn een aantal berichtentemplates beschikbaar voor bestanden en herinneringen die je kunt voorbereiden. Deze berichten worden opgehaald tijdens het versturen van bestanden of herinneringen en zijn dan nog aan te passen.
- E-mail: factuur
Deze e-mail wordt verstuurd wanneer een factuur wordt verstuurd vanuit MICE. De e-mail bevat dit bericht en de factuur als bijlage. Dit bericht kan nog worden aangepast nadat je boven de factuur op de knop 'verzenden' klikt.
- E-mail: creditfactuur
Dit bericht wordt opgehaald wanneer een creditfactuur wordt verstuurd vanuit MICE. De e-mail bevat dit bericht en de factuur als bijlage. Dit bericht kan nog worden aangepast nadat je boven de creditfactuur op de knop 'verzenden' klikt.
- E-mail: eerste herinnering factuur
Deze e-mail template kun je gebruiken voor het uitsturen van een eerste betalingsherinnering voor de factuur. In de facturatie omgeving kun je bij 'status' zien wanneer het tijd is om deze herinnering te versturen. Deze optie is enkel beschikbaar zodra de betaaltermijn van een factuur daadwerkelijk is verstreken.
- E-mail: tweede herinnering factuur
Dit bericht kun je gebruiken nadat een eerste betalingsherinnering niet heeft geleid tot betaling. In de facturatie omgeving kun je bij 'status' zien wanneer het tijd is om deze herinnering te versturen. Deze optie is enkel beschikbaar nadat de eerste herinnering is verstreken.
- E-mail: aanmaning factuur
Indien de eerste- en tweede betalingsherinneringen niet tot betaling van de factuur hebben geleid is het mogelijk om deze aanmaning e-mail template te versturen. In de facturatie omgeving kun je bij 'status' zien wanneer het tijd is om deze herinnering te versturen. Deze optie is enkel beschikbaar nadat de factuur herinneringen zijn verstreken.
- E-mail: document
Deze e-mail wordt verzonden wanneer een document wordt verstuurd via MICE. De e-mail bevat dit bericht en het document als bijlage. Je kunt dit bericht nog bewerken nadat je op document 'versturen' klikt.
- Opgeslagen reactie
Het kan uiteindelijk veel tijd kosten als je steeds dezelfde berichten moet opstellen voor interne- of externe communicatie. Hier hebben we een oplossing voor; opgeslagen reacties. Deze bericht sjablonen kun je met één klik toevoegen bij berichten in de berichten omgeving.
Variabelen
Door op het toverstafje te klikken kun je variabelen selecteren waardoor automatisch de juiste informatie wordt opgehaald vanuit een evenement.
FAQ
Hoe kan ik een bericht naar planners uitzetten/deactiveren?
Automatische berichten naar planners kun je niet uitzetten. Indien je wilt dat deze niet meer wordt uitgestuurd dien je het bericht te verwijderen. Via de prullenbak in beheer kun je berichtentemplates eventueel terugzetten/herstellen.
Wat gebeurd er als ik het aantal dagen wijzig van een ingepland bericht?
Zodra je het aantal dagen wijzigt van een ingepland bericht worden ingeplande berichten opnieuw gepland. Dus als je het aantal dagen wijzigt worden alle ingeplande berichten voor alle evenementen opnieuw ingepland om het nieuwe schema te gebruiken. Het nieuwe schema is dus vrijwel direct effectief voor alles.
Hoe kan ik instellen dat de contactpersoon een bepaald automatisch bericht niet ontvangt?
Via de instellingen van een automatische bericht gericht aan opdrachtgevers kun je e-mail versturen op "nooit" zetten (of "indien ingeschakeld voor contactpersoon"). Er wordt dan geen e-mail verstuurd. Houd er wel rekening mee dat het automatische bericht alsnog via berichten wordt verzonden in MICE.
E-mail aan opdrachtgever versturen staat op nooit. Waarom zie ik alsnog het bericht alsnog bij de berichten van een evenement?
Indien e-mail versturen op nooit staat wordt het bericht niet verzonden als e-mail maar nog wel als bericht in het evenement. De opdrachtgever kan dit bericht dus enkel zien als ze toegang hebben tot het evenement.