Na het inhoudelijk samenstellen van het evenement is het tijd om een offerte te versturen.

Zorg dat je eerst een offerte template hebt voorbereid voordat je een offerte aanmaakt vanuit een evenement. Klik hier voor meer informatie over het instellen van templates.

Ga in het evenement dashboard naar nieuwe offerte (knop linksonder in beeld)

Vervolgens kun je kiezen uit meerdere aangemaakte templates. Na het selecteren wordt de template geopend en wordt de inhoud aangevuld met de informatie uit het evenement dashboard. Indien er al offertes bestaan voor het evenement zie je deze boven de templates vermeld staan (als hyperlink zodat je er op kunt klikken).

Aanpassingen maken

Na het aanmaken van de offerte kun je eventueel de titel van de offerte aanpassen voordat je de offerte opslaat.

Als je aanpassingen maakt in het draaiboek en kostenoverzicht ga je terug naar het evenement dashboard. Hiervoor sla je de offerte op. Deze blijft opgeslagen als concept in het evenement dashboard, bij 'documenten'.

De aanpassingen in de template blijven dan opgeslagen en het draaiboek en kostenoverzicht worden ge-update tot het moment dat het verstuurd wordt. Het draaiboek en kostenoverzicht in offertes worden altijd bijgewerkt indien aanpassingen zijn gemaakt in het evenement.

Afbeeldingen kun je wijzigen door op het 'tandwiel icoontje' te klikken en vervolgens op de foto. Hierdoor kom je in de media library terecht waar je alle foto's uit het systeem te zien krijgt en waar je eenvoudig nieuwe afbeeldingen kunt toevoegen.

Meer informatie over deze blokken is te vinden op onderstaande pagina.

Na het aanmaken kun je de offerte versturen door op 'versturen' te klikken.

Je ziet het bericht waarin je aanpassingen kan maken voordat de offerte uitgestuurd wordt. Je kunt eventueel een bijlage toevoegen. 

Een offerte kun je versturen met wel of geen verzoek tot akkoord. Met andere woorden, je kunt bepalen of de ontvanger(s) de offerte wel of niet kunnen ondertekenen.

Een verzonden offerte met vereiste handtekening krijgt de status 'verzonden'.

Het is ook mogelijk om een offerte te publiceren. De offerte wordt dan niet verzonden maar er wordt een openbare link aangemaakt die je kunt delen met opdrachtgevers en collega's. De optie om een offerte te publiceren vind je in het offerte dashboard onder de knop 'meer' (zie afbeelding hieronder).

Een offerte krijgt de status 'gepubliceerd' indien deze is verzonden zonder dat er akkoord moet worden gegeven.

Geef een geldigheidstermijn op voor hoelang het evenement in optie kan blijven.

De opdrachtgever kan de offerte digitaal ondertekenen tot de geldigheidstermijn is verstreken. Geldigheidstermijn verstreken? De ontvanger kan de offerte nog steeds inzien maar niet ondertekenen. De standaard geldigheidstermijn van offertes kun je instellen via beheer > instellingen > algemene instellingen.

Verstuur het overnieuw. Klik op de knop hieronder voor meer informatie.
​

Waarom ontvang ik een herinnering voor een verlopen offerte terwijl deze nog in optie staat?

We ontvangen regelmatig meldingen van gebruikers over het ontvangen van een herinnering voor een verlopen offerte terwijl de aangeboden offerte nog in optie staat. De reden hiervan is vaak omdat er meerdere offertes zijn aangemaakt vanuit een evenement en de herinnering wordt verstuurd voor een oude openstaande offerte. Nadat een offerte is verzonden kan het voorkomen dat een nieuwe offerte moet worden opgesteld voor ondertekening. De oude, reeds verzonden offerte, blijft openstaan waardoor je (indien ingesteld) een melding ontvangt nadat deze is verlopen. Om deze herinnering niet te ontvangen dien je de oude offerte handmatig af te keuren of in te trekken.

Ik heb handmatig informatie toegevoegd aan een offerte. Hoe krijg ik deze informatie in een nieuwe offerte?

Je kunt de oude offerte dupliceren. Open de oude offerte en via de knop 'meer' bovenin het scherm kun je de offerte dupliceren. De handmatig toegevoegde informatie wordt mee overgenomen terwijl wijzigingen in het evenement ook worden doorgevoerd.

Hoe kan ik een geaccepteerde offerte terugdraaien?

Is er per ongeluk een offerte geaccepteerd en moet deze teruggedraaid worden? Vanwege juridische redenen is een offerte terugdraaien niet mogelijk. Wat we je aanraden is om de offerte te dupliceren en daarna de geaccepteerde offerte te verwijderen. Let op! Tussentijdse wijzigingen in het evenement worden aangepast in de gedupliceerde offerte.

Wat is het verschil tussen het versturen van een offerte of document zonder dat er een handtekening wordt vereist?

Bij een offerte waarbij geen akkoord wordt gevraagd worden de variabelen eenmalig ingeladen en wordt informatie in het draaiboek en kostenoverzicht vastgezet na het versturen van de offerte.
Bij een document waarbij geen akkoord wordt gevraagd wordt het draaiboek, kostenoverzicht en de variabelen constant geüpdatet bij wijzigingen in het evenement.

Waarom staat er in de pdf op iedere pagina tekst helemaal boven en onderaan (kop- en voettekst)?

Dit is een instelling van je printer. In het print configuratiescherm kun je de kop- en voettekst uitschakelen om de tekst weg te halen.

Waarom ziet de digitale offerte er op de pdf soms anders uit?

Een digitale offerte gebruikt een heel ander formaat dan een normale offerte met A4, omdat een digitale offerte op verschillende apparaten er goed uit moet zien. Je pdf (wat A4-formaat is) is daarom ook niet altijd 1-op-1 gelijk.

Waarom wordt het variabel niet aangepast als ik informatie aanpas in het evenement?

Variabelen worden momenteel eenmalig ingeladen tijdens het aanmaken van een nieuwe offerte. Daarna staan ze vast (in tegenstelling tot documenten waar variabelen dynamisch zijn). Het draaiboek en kostenoverzicht wordt wel constant geüpdatet, totdat de offerte is verzonden.
​