Organiseer je een eendaags of meerdaags evenement en moeten deze worden gefactureerd? Binnen MICE zijn er verschillende opties om één of meerdere evenementen te factureren.
Een evenement factureren
Om een evenement te factureren doorloop je de volgende stappen:
Stap 1: Zoek het evenement in de planning of via de zoekbalk (bovenin het scherm)
Stap 2: Klik het gewenste evenement aan
Stap 3: Als er nog aanpassingen gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld producten toevoegen of aanpassen, doe dit dan in het evenement
Stap 4: Klik vervolgens in het evenement linksonder op factureren
Stap 5: Controleer de factuurgegevens en of alle producten correct worden weergegeven (bij aanpassingen raden we aan om dit in het evenement te doen)
Stap 6: Als alle gegevens correct zijn klik je op opslaan
Stap 7: De factuur is nu een concept en staat klaar om te versturen
De factuur staat in concept totdat deze (handmatig) is verzonden.
Meerdere evenementen factureren
Heb je meerdere evenementen van dezelfde klant die gefactureerd moeten worden of een meerdaags evenement? Dit kan allemaal op één factuur.
1. Meerdere losse evenementen op één factuur
Dat is mogelijk, je kunt namelijk een conceptfactuur blijven aanvullen met evenementen van dezelfde klant.
Nadat je de eerste conceptfactuur hebt aangemaakt, kun je bij de volgende evenementen tijdens het aanmaken van een nieuwe factuur de volgende optie selecteren:
Dus eerst maak je via een evenement een nieuwe factuur aan. Die sla je op en laat je in concept staan (niet verzenden). Daarna ga je naar een ander event van dezelfde klant, klik je daar ook op 'nieuwe factuur' en voordat je die opslaat selecteer je helemaal onderaan de optie "regels toevoegen aan conceptfactuur indien mogelijk?". Daarna sla je hem op. Herhaal dit eventueel bij andere evenementen van dezelfde klant. Verstuur daarna de factuur (of "handmatig verzenden") zodat deze uit concept is. Belangrijk voor als je in de toekomst weer verzamelfacturen wilt maken voor de klant.
Stappenplan (klik op het pijltje om het stappenplan uit te klappen)
Stappenplan (klik op het pijltje om het stappenplan uit te klappen)
Stap 1: Ga naar het eerste evenement van de klant
Stap 2: Maak in het evenement een factuur aan via de knop 'factureren'
Stap 3: Sla de factuur op
Stap 4: Ga naar een ander evenement van dezelfde klant die je op dezelfde factuur wilt plaatsen
Stap 5: Maak in het evenement een factuur aan via de knop 'factureren'
Stap 6: Selecteer onder de factuur de optie "regels toevoegen aan conceptfactuur indien mogelijk"
Stap 7: Sla de factuur op
Stap 8: De twee facturen zijn nu gekoppeld aan de verzamelfactuur.
Stap 9: Herhaal stappen 4 tot en met 7 indien je nog meer evenementen van dezelfde klant op de verzamelfactuur wilt plaatsen.
Stap 10: Verstuur de verzamelfactuur (of "handmatig verzenden") zodat deze uit concept is. Belangrijk voor als je weer verzamelfacturen wilt maken voor de klant in de toekomst.
Nadat regels van meerdere facturen zijn toegevoegd aan een conceptfactuur zie je rechts naast de factuur de gekoppelde evenementen staan. Hier kun je evenementen ook ontkoppelen.
2. Meerdaags evenement op één factuur
Indien je één draaiboek, offerte en factuur wilt voor meerdere evenementen van dezelfde klant is het handiger om een meerdaags evenement aan te maken.
Je kunt meerdere dagen toevoegen aan een evenement waardoor je een meerdaags evenement hebt binnen één evenement dashboard. Je kunt de data van dagen wijzigen uit de reeks, zoals te zien is op de afbeelding hieronder. Alle dagen worden vervolgens verwerkt in één factuur.
Let op: De evenementen worden ook samen gepresenteerd in andere documenten zoals een offerte of draaiboek.
Factuur aanmaken zonder naar de klant te versturen?
Dan kun je de factuur 'handmatig verzenden'. Klik hier voor meer informatie
Aanbetalingsfactuur maken?
Gebruik dan de 'korte factuur' weergave. Kik hier voor meer informatie
Creditfactuur maken?