In de steeds veranderende zakelijke wereld is flexibiliteit cruciaal. Een recente ontwikkeling in MICE is de scheiding tussen een offerte en de formele overeenkomst. Je biedt nu aparte overeenkomsten aan die door opdrachtgevers kunnen worden ondertekend en gedownload. Maar waarom deze verandering en wat zijn de voordelen?
Interactieve opties en creatieve vrijheid
Een aparte overeenkomst biedt flexibiliteit voor dynamische offertes zonder beperkingen voor afdrukken of ondertekenen, waardoor bedrijven interactieve en visueel aantrekkelijke offertes kunnen presenteren.
Praktische aspecten van een overeenkomst
Met een standaard A4-formaat is een overeenkomst gemakkelijk af te drukken en te downloaden als PDF, ook voor de opdrachtgever. In MICE heeft een overeenkomst dezelfde vorm (format) als een document.
Overeenkomst-template toevoegen
Doorloop onderstaande stappen om een overeenkomst-template toe te voegen.
Ga naar beheer (via het hoofdmenu aan de linkerkant van je scherm).
Ga in het beheermenu naar templates.
Klik in het beheermenu onder templates op overeenkomsten.
Klik op de knop +nieuw template rechts bovenin het scherm.
Nu kun je de template samenstellen. Geef de template gelijk een naam!
In nieuwe accounts zijn al een aantal overeenkomst-templates toegevoegd. Mis je deze nog in je huidige account? Laat het ons weten via de chat.
Overeenkomst-templates samenstellen
In MICE heeft een overeenkomst (template) dezelfde vorm als een document (template). Dezelfde blokken zijn beschikbaar, dus een overeenkomst kan op dezelfde manier worden opgebouwd. (klik hier voor meer informatie over blokken)
Voorbeeld overeenkomst
Voorbeeld overeenkomst
Klik op het pijltje om het voorbeeld uit te klappen
Overeenkomst aanbieden
Een overeenkomst kun je aanbieden tijdens het publiceren van informatie naar de klantomgeving. Hiervoor gebruik je de functie "publiceren".
Overeenkomst aanbieden via publiceren
Een overeenkomst is voor de opdrachtgever zichtbaar in de klantomgeving nadat deze is gepubliceerd. Je kunt zelf bepalen of je ook meteen een email of planner bericht meestuurt terwijl je de overeenkomst aanbiedt. Volg de stappen hieronder.
Open het evenement waarvoor je een overeenkomst wilt sturen.
Klik in het evenement dashboard op "offerte bewerken".
Klik rechtsboven de offerte op de knop "publiceren".
Bepaal of je een email en/of planner bericht wilt verzenden naar de contactpersoon.
Selecteer bij "voeg een overeenkomst toe" de gewenste overeenkomst-template.
Klik op publiceren.
De overeenkomst is aangeboden en vind de opdrachtgever terug in de klantomgeving.🥳
Overeenkomst template selecteren tijdens publiceren
Overeenkomst in de klantomgeving
Overeenkomst downloaden/afdrukken inclusief handtekening?
Vanuit de klantomgeving kan een opdrachtgever de overeenkomsten downloaden. Wegens AVG redenen wordt de handtekening niet toegevoegd. Wilt men toch een ondertekend exemplaar? Dan kan de overeenkomst worden gedownload/afgedrukt via de documenten van het betreffende evenement (open de overeenkomst en klik bovenin op 'afdrukken').
Overeenkomsten bij documenten van een evenement
Alle aangemaakte en aangeboden overeenkomsten vind je terug in het evenement onder het tabblad "documenten".
