Der Reiter "Dokumente" ist der zentrale Ort, an dem Sie alle Dateien und Dokumentationen für eine bestimmte Veranstaltung verwalten. Vom ersten Angebot über Rechnungen bis hin zu einzelnen Dateien finden Sie hier alles.
Innerhalb des Reiters "Dokumente" einer Veranstaltung finden Sie vier Abschnitte:
1. Angebote
Hier sehen Sie alle mit der Veranstaltung verknüpften Angebote.
Sie können ein neues Angebot über die Schaltfläche + Neues Angebot erstellen.
Alle Angebotsvorlagen (in der richtigen Sprache) werden abgerufen, wenn Sie ein neues Angebot für die Veranstaltung erstellen möchten.
Jedes Angebot zeigt seinen Status an (z. B. Entwurf, Angenommen am [Datum]).
Klicken Sie auf ein Angebot, um es zu öffnen, zu bearbeiten oder zu versenden.
2. Dokumente
Hier finden Sie alle für die Veranstaltung erstellten Dokumente. Dazu gehören Arbeits- und Küchenlisten, für die Sie Dokumentenvorlagen erstellen können.
Fügen Sie ein neues Dokument über die Schaltfläche + Neues Dokument hinzu.
Alle Dokumentenvorlagen (in der richtigen Sprache) werden abgerufen, wenn Sie ein neues Dokument für die Veranstaltung erstellen möchten.
Der Status wird für jedes Dokument angezeigt (z. B. Entwurf, Angenommen am [Datum]).
💡 Tipp: Es ist auch möglich, ein neues Dokument über den Pfeil im Veranstaltungs-Dashboard zu erstellen.
Dokumente sind in MICE Regular und Pro verfügbar, nicht in MICE Start.
3. Rechnungen
Unter Rechnungen können Sie die Rechnungen für die Veranstaltung verwalten.
Erstellen Sie eine Rechnung, indem Sie auf die Schaltfläche + Neue Rechnung klicken.
Es ist auch möglich, externe Rechnungen mit der Veranstaltung zu verknüpfen (klicken Sie hier für weitere Informationen).
Die Übersichtstabelle zeigt unter anderem die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Betrag exkl. MwSt. und den Status an.
4. Dateien
Dieser Abschnitt ist für separate Dateien gedacht, wie z. B. ein Standort-Factsheet, einen Plan, Sicherheitsvorschriften oder andere ergänzende Dokumentationen.
Laden Sie eine Datei über die Schaltfläche + Datei hochladen hoch.
Jede Datei zeigt:
den Dateinamen (anklickbar)
ein Vorhängeschloss-Symbol (Sichtbarkeit für den Kunden)
ein Mülleimer-Symbol (Löschen)
Dateien sind in MICE Regular und Pro verfügbar, nicht in MICE Start.
Dateien in der Kundenumgebung sichtbar machen
Machen Sie Dateien ganz einfach in der Kundenumgebung verfügbar. Dies ist nützlich, wenn Sie Dateien mit dem Kunden teilen möchten, ohne sie in das Angebot aufzunehmen, das in der Kundenumgebung präsentiert wird.
Verwenden Sie das Vorhängeschloss-Symbol neben einer Datei, um deren Sichtbarkeit in der Kundenumgebung zu ändern:
🔒 Geschlossenes Schloss → Datei ist in der Kundenumgebung nicht sichtbar.
🔓 Offenes Schloss → Datei ist in der Kundenumgebung sichtbar.
Standardmäßig ist eine Datei gesperrt (geschlossenes Schloss) und somit in der Kundenumgebung nicht sichtbar.
Geteilte Dateien finden Sie in der Kundenumgebung unter dem Reiter "Dateien".
