Video über das Erstellen und Veröffentlichen eines interaktiven Angebots
Sobald Sie eine attraktive Vorlage für ein interaktives Angebot vorbereitet haben, müssen Sie diese Vorlage nur noch in einer Veranstaltung auswählen, um das Angebot zu generieren. Sie können es dann direkt in der Kundenumgebung veröffentlichen. Ihre Kunden haben so einfachen Zugriff auf ein professionelles und maßgeschneidertes Angebot.
Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen:
Erstellen eines interaktiven Angebots für eine Veranstaltung
Vom Veranstaltungs-Dashboard aus können Sie ein interaktives Angebot für eine Veranstaltung erstellen.
Gehen Sie zu Ihrer Planung und wählen Sie die Veranstaltung aus, für die Sie ein Angebot erstellen möchten.
Klicken Sie im Veranstaltungs-Dashboard unten links auf "Neues Angebot".
Wählen Sie "Interaktives Angebot & Kundenportal".
Wählen Sie die gewünschte Vorlage für das interaktive Angebot aus.
Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen am Angebot für die spezifische Veranstaltung vor.
Änderungen werden automatisch gespeichert. ✅
Änderungsfrist
Möchten Sie Produktvorschläge im Angebot unterbreiten? Der Kunde kann Vorschläge im interaktiven Angebot auswählen, solange die Änderungsfrist noch nicht erreicht ist. Sobald die Frist abgelaufen ist, sind die Vorschläge im interaktiven Angebot nicht mehr sichtbar.
Sie können die Änderungsfrist selbst festlegen; standardmäßig ist sie auf 7 Tage eingestellt. Sie finden diese Einstellung unter: Setup > Unternehmensdaten > Allgemeine Einstellungen > Veranstaltungen > Änderungsfrist.
Ein interaktives Angebot und die Kundenumgebung aus Sicht des Kunden betrachten
Es ist nützlich zu sehen, wie Ihr Angebot dem Kunden präsentiert wird, bevor Sie es tatsächlich versenden.
Anzeigen eines interaktiven Angebots als Kunde
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Vorschau" oben rechts im Bildschirm des interaktiven Angebots. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um zum Editor zurückzukehren.
Anzeigen eines interaktiven Vorschlags im Kundenportal
Der interaktive Vorschlag muss zuerst im Kundenportal veröffentlicht werden (schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigung beim Veröffentlichen aus, wenn Sie den Kunden noch nicht informieren möchten). Klicken Sie anschließend erneut auf Veröffentlichen und wählen Sie dann Link kopieren (siehe Abbildung unten). Öffnen Sie den Link in Ihrem Browser, um das Kundenportal einschließlich des veröffentlichten Vorschlags anzuzeigen.
Veröffentlichen eines interaktiven Angebots
Ist Ihr Angebot bereit für die Präsentation beim Kunden? Dann ist es Zeit, das Angebot zu veröffentlichen! Sie müssen das Angebot auch dann erneut veröffentlichen, wenn Sie Änderungen am Zeitplan der Veranstaltung vorgenommen haben, die im Angebot aktualisiert werden müssen (mehr dazu später im Artikel).
Gehen Sie von der entsprechenden Veranstaltung aus zum interaktiven Angebot.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" oben rechts auf dem Bildschirm.
Sie befinden sich nun im Versandbildschirm (siehe Abbildung unten), in dem mehrere Optionen zur Verfügung stehen:
E-Mail an Kontakt senden
Planer-Nachricht zur Kundenumgebung hinzufügen
Eine Signaturanfrage hinzufügen
Veröffentlichen (Anbieten und Änderungen vornehmen)
E-Mail an Kontaktperson senden
Wenn Sie eine E-Mail an die Kontaktperson senden möchten, um das Angebot oder Änderungen zu unterbreiten, stellen Sie sicher, dass diese Option aktiviert ist.
Wenn die Option nicht ausgewählt ist, erhält die Kontaktperson keine E-Mail. Dies ist nützlich, wenn Sie Änderungen an der Veranstaltung vorgenommen haben, die Sie auf das Angebot anwenden möchten, ohne die Kontaktperson per E-Mail zu benachrichtigen. Mehr dazu später im Artikel.
Der Link zum interaktiven Angebot und zur Kundenumgebung ist 3 Monate lang gültig.
Planer-Nachricht zur Kundenumgebung hinzufügen
Sie können eine Nachricht in Ihrem Namen als Veranstaltungsplaner hinzufügen, die für den Kunden in der Kundenumgebung sichtbar ist. Dies ist nützlich, um den Kunden über Änderungen zu informieren oder um ihn einfach besonders herzlich willkommen zu heißen.
Die Planer-Nachricht ist in der Kundenumgebung (oben rechts) deutlich sichtbar, sobald der Kunde die Kundenumgebung betritt, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Veröffentlichen (Anbieten, Verlängern und Änderungen am Angebot vornehmen)
Die Option, Informationen in der Kundenumgebung zu veröffentlichen, gilt für 4 Situationen:
um ein Angebot (zum ersten Mal) in der Kundenumgebung zu präsentieren.
um Änderungen an der Veranstaltung im Angebot in der Kundenumgebung vorzunehmen.
um eine Vereinbarung in der Kundenumgebung anzubieten.
um eine Planer-Nachricht zur Kundenumgebung hinzuzufügen.
Interaktives Angebot veröffentlichen
Wenn Sie dem Kunden das Angebot präsentieren möchten, öffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" oben rechts auf dem Bildschirm.
Stellen Sie im Versandbildschirm sicher, dass die Option "E-Mail an Kontakt" aktiviert ist, damit der Kunde eine E-Mail mit einem Link zum Angebot in der Kundenumgebung erhält.
Klicken Sie dann im Versandbildschirm auf "Angebot senden", um das Angebot zu übermitteln..
Änderungen vornehmen und dem Kunden mitteilen
Änderungen im Veranstaltungs-Dashboard werden nicht direkt im interaktiven Angebot (das in der Kundenumgebung präsentiert wird) umgesetzt. Hierfür müssen Sie die Informationen erneut veröffentlichen.
Wenn die unten stehende Option (während der Veröffentlichung) deaktiviert ist, wird der Kunde nicht per E-Mail über Änderungen informiert.
Interaktives Angebot verlängern
Sie können die Gültigkeitsdauer eines interaktiven Angebots verlängern, indem Sie es (erneut) veröffentlichen. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kunde eine Nachricht erhält, stellen Sie sicher, dass während der Veröffentlichung nur die Option "Signaturanfrage" aktiviert ist (siehe Abbildung unten).
Planer-Nachricht zur Kundenumgebung hinzufügen
Ablehnen eines interaktiven Angebots
Ein ausstehendes interaktives Angebot kann abgelehnt werden, indem die zugehörige Veranstaltung storniert wird. Dies geschieht häufig, wenn ein Kunde beispielsweise ein komplett neues Angebot erhalten möchte.
❗Hinweis: Ein interaktives Angebot muss mit einer Bitte um Genehmigung (Signaturanfrage) gesendet werden, damit es ein Ablaufdatum hat. Veröffentlichte Angebote, die keine Genehmigung erfordern, können nicht abgelehnt werden.
Durch die Stornierung der Veranstaltung wird das interaktive Angebot ungültig und ist für den Kunden nicht mehr zugänglich. Das Angebot erhält automatisch den Status "abgelehnt". Abgelehnte Angebote finden Sie in einem separaten Tab innerhalb der Angebotsübersicht.
Nachdem das Angebot abgelehnt wurde, nehmen Sie die notwendigen Anpassungen an der Veranstaltung vor und erstellen Sie dann ein neues Angebot zum Versenden. Eine neue Angebotsversion wird automatisch generiert.
Wechseln zwischen einer Veranstaltung und einem interaktiven Angebot
Es ist praktisch, schnell zwischen der Veranstaltungsseite und dem interaktiven Vorschlag wechseln zu können. Hier sind einige Tipps!
Wechseln von der Veranstaltung zum interaktiven Vorschlag
Öffnen Sie innerhalb einer Veranstaltung den interaktiven Vorschlag, indem Sie unten links auf die Schaltfläche Angebot aktualisieren klicken.
Wechseln vom interaktiven Angebot zur Veranstaltung
Wenn Sie das interaktive Angebot betrachten und zur Veranstaltung zurückkehren möchten, klicken Sie auf den Pfeil in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Beachten Sie auch den praktischen Tipp unten.
💡Tipp: Es ist nützlich, mit mehreren Browser-Tabs zu arbeiten, damit Sie noch schneller zwischen der Veranstaltung und dem interaktiven Angebot wechseln können.
Beispiel: Klicken Sie im interaktiven Angebot mit der rechten Maustaste auf den Pfeil (um zur Veranstaltung zurückzukehren) und wählen Sie Link in neuem Tab öffnen. Auf diese Weise haben Sie das interaktive Angebot in einem Tab und die Veranstaltung in einem anderen.
Interaktives Angebot als Benutzer herunterladen
Als Benutzer in MICE ist es möglich, ein interaktives Angebot in seiner Gesamtheit herunterzuladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie zur Angebotsübersicht oder zu den Dokumenten einer Veranstaltung.
Klicken Sie auf die Angebotsnummer (z. B. Q20250133.1) der Angebotsversion, die Sie herunterladen möchten.
Sie sehen nun eine Vorschau der ausgewählten interaktiven Angebotsversion.
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Download". ✅
⚠️ Bitte beachten Sie: Ein interaktives Angebot muss zuerst veröffentlicht werden, bevor es heruntergeladen werden kann.
Revisionen eines interaktiven Angebots
Nachdem Sie ein interaktives Angebot für eine Veranstaltung erstellt haben, nehmen Sie manchmal visuelle Anpassungen vor, die spezifisch für diesen Vorschlag sind (und von der gewählten Vorlage abweichen). Diese Änderungen gelten nur für den Vorschlag selbst und haben keinen Einfluss auf den Veranstaltungsinhalt (wie den Zeitplan, die Kostenübersicht oder variable Felder).
Eine Revision wird automatisch erstellt, wann immer eine neue Version des Vorschlags generiert wird, entweder durch Hinzufügen zusätzlicher visueller Elemente oder durch Entfernen bestehender Elemente. Dies gewährleistet jederzeit einen klaren Überblick über die verschiedenen Revisionen des Vorschlags.
Es ist möglich, den Vorschlag auf eine frühere Revision zurückzusetzen. Klicken Sie im interaktiven Angebot oben rechts auf Revisionen.
Wechseln Sie zwischen den Revisionen, um den Inhalt zu prüfen, und stellen Sie den Vorschlag bei Bedarf auf eine vorherige Version wieder her.
FAQ
Warum sehe ich diese Meldung? "Es gibt noch keine Vorlagen. Füge zuerst eine Angebotsvorlage über deine Unternehmenseinstellungen hinzu."
Diese Meldung erscheint, weil keine Vorlagen in der für den Kunden eingestellten Sprache verfügbar sind. Mit MICE Pro können Sie die Kundensprache beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung festlegen. Diese Einstellung stellt unter anderem sicher, dass nur Vorlagen in der ausgewählten Sprache angezeigt werden.
Warum sieht das interaktive Angebot im PDF manchmal anders aus?
Das interaktive Angebot verwendet ein völlig anderes Layout als ein Standard-A4-Dokument, da es so konzipiert ist, dass es auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen gut aussieht. Infolgedessen stimmt die PDF-Version (die das A4-Format verwendet) möglicherweise nicht exakt mit der Online-Version überein.