Mit dem neuen Anfrage-Posteingang werden alle eingehenden Veranstaltungsanfragen an einem zentralen Ort zusammengeführt. Dies gibt Ihnen einen sofortigen Überblick und ermöglicht es Ihnen, schneller zu handeln; direkt aus der Übersicht heraus können Sie eine Anfrage in ein Angebot umwandeln. Diese erste Version konzentriert sich bewusst auf das Wesentliche: von der Anfrage zum Angebot, ohne Ablenkungen.
Was können Sie mit dem Anfrage-Posteingang tun?
Alle Anfragen, die über das Anfrage-Widget eingereicht werden, sowie manuell erstellte Veranstaltungen werden automatisch zum Anfrage-Posteingang hinzugefügt.
Vorgeschlagener Ablaufplan
Für jede Anfrage wird basierend auf den verfügbaren Informationen automatisch ein Ablaufplan vorgeschlagen.Verfügbarkeit prüfen
Wenn eine Anfrage zur gleichen Zeit und im gleichen Raum wie eine andere Veranstaltung geplant ist, erscheint eine Warnmeldung (oberhalb des Ablaufplans).Veranstaltungsinformationen verwalten
Alle Veranstaltungs- und Kundeninformationen sind sofort sichtbar und können bei Bedarf bearbeitet werden.Beziehungsmanagement
Legen Sie direkt eine neue Organisation und Kontaktperson an oder verknüpfen Sie die Anfrage mit einem bestehenden Kontakt.Angebot mit einem Klick veröffentlichen
Sobald alles korrekt ist, können Sie das Angebot direkt aus dem Anfrage-Posteingang heraus erstellen und veröffentlichen.
Erläuterung des Anfrage-Posteingangs
Der Anfrage-Posteingang ist in drei Spalten unterteilt:
1. Übersicht der Anfragen
Auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht mit allen Anfragen. Hier werden alle Veranstaltungen mit dem Status „Anfrage“ aufgeführt (dies umfasst Anfragen über das Widget und Integrationen sowie neue manuell erstellte Events).
Für jede Anfrage sehen Sie sofort die wichtigsten Kennzahlen, wie das Veranstaltungsdatum, das Erstellungsdatum und den Gesamtumsatz.
Durch Klicken auf eine Anfrage erscheinen die Details auf der rechten Seite.
2. Veranstaltungsablauf und Aktionsschaltflächen
In der Mitte des Bildschirms sehen Sie alle notwendigen Informationen zum Programm (Ablaufplan). Folgende Details werden angezeigt:
Veranstaltungsname
Verfügbarkeit prüfen*
Event_ID (diese ändert sich, sobald ein Angebot gesendet wurde)
Anfragedatum (Erstellungsdatum)
Veranstaltungssprache / Datum / Gästeanzahl
Gesamtwert der Veranstaltung
Ablaufplan (Run Sheet)
*Verfügbarkeit prüfen: Wenn eine Anfrage zeitlich und räumlich mit einer anderen Veranstaltung (Status: Option, Bestätigt oder Abgeschlossen) kollidiert, erscheint eine Warnmeldung.
Klicken Sie auf "Planung prüfen", um direkt zum relevanten Tag in der Übersicht zu springen.
Bei MICE Pro & Regular werden Sie zur „Auslastung“ weitergeleitet.
Bei MICE Start werden Sie zum „Kalender“ weitergeleitet.
Zur Veranstaltung (Aktionsschaltfläche)
Verwenden Sie die Schaltfläche "Zur Veranstaltung", wenn Sie Änderungen am Ablaufplan (Run Sheet) vornehmen möchten.
Tipp: Öffnen Sie den Link in einem neuen Tab, wenn Sie schnell zwischen der Veranstaltung und der Anfrageübersicht hin- und herwechseln möchten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf „Zur Veranstaltung“ und wählen Sie „Link in neuem Tab öffnen“.
Angebot erstellen (Aktionsschaltfläche)
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Angebot erstellen", um direkt aus der Anfrage heraus ein Angebot zu generieren. Wählen Sie die gewünschte Angebotsvorlage aus und versenden Sie das Angebot, indem Sie es veröffentlichen.
Beim Veröffentlichen des Angebots wird automatisch eine Angebotsnachricht geladen und die E-Mail-Adresse der Kontaktperson als Empfänger hinzugefügt (vorausgesetzt, die Kontaktperson wurde bereits angelegt oder mit einer bestehenden Beziehung verknüpft).
Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Details zur Organisation und zur Kontaktperson (auf der rechten Seite der Anfrage) vervollständigen. Nur so können die Kontaktinformationen automatisch abgerufen und Ihr Kontaktmanagement korrekt gepflegt werden.
Automatische Bereinigung
Eine Anfrage, für die ein Angebot veröffentlicht wurde, wird automatisch aus der Übersicht der offenen Anfragen entfernt. So bleibt Ihr Posteingang stets übersichtlich und organisiert.
3. Veranstaltungs- und Kundendetails einer Anfrage
Auf der rechten Seite des Anfrage-Posteingangs sehen Sie die allgemeinen Veranstaltungs- und Beziehungsdetails der ausgewählten Anfrage. Dies ist derselbe Bildschirm, der auch beim manuellen Erstellen einer neuen Veranstaltung verwendet wird.
Veranstaltungsdetails
Typ (Veranstaltungsart)
Veranstaltungsdatum
Anzahl der Gäste
Veranstaltungssprache
Veranstaltungsplaner
Veranstaltungsstatus (Status „Anfrage“)
Kontaktdaten
Organisation
Kontaktperson
Erstellen Sie zuerst eine neue Organisation und Kontaktperson oder verknüpfen Sie die Details mit einem bestehenden Kontakt. Tun Sie dies, bevor Sie mit dem Kunden kommunizieren oder ein Angebot senden.
Notizen und Zusatzfelder
Sie können sofort eine Notiz für die ausgewählte Anfrage hinzufügen. Diese Notiz wird auch direkt in der Veranstaltung angezeigt.
Hat der Kunde Zusatzfelder im Anfrage-Widget ausgefüllt? Diese Informationen werden automatisch unterhalb des Feldes „Notizen“ angezeigt.