Video über das Hinzufügen von Kunden und Kontaktpersonen
In MICE können Sie all Ihre Kunden, Lieferanten und Kontaktpersonen einfach von einem zentralen Ort aus verwalten. Dies sorgt für Klarheit und Effizienz bei der Planung von Veranstaltungen und Projekten.
Alle Kontakte finden Sie in MICE in der Kontakte-Umgebung (sichtbar im Hauptmenü).
Inhalt dieses Artikels:
Funktionsweise und Unterscheidung der Kontakttypen
In MICE können Sie Kunden, Lieferanten und Kontaktpersonen hinzufügen.
Kontaktpersonen können mit Kunden (Organisationen) und Lieferanten verknüpft werden.
Kunden und Kontakte können bei der Erstellung einer Veranstaltung oder der Bearbeitung einer Anfrage ausgewählt werden.
Übersicht der Hauptmerkmale nach Beziehungstyp
Merkmal | Kunde | Lieferant | Kontaktperson |
Kontaktpersonen verknüpfen | ✔️ | ✔️ | ✖️ |
Mit Veranstaltungen verknüpfen | ✔️ | ✖️ | ✔️ |
Variable Felder in Planung, Angeboten und Dokumenten verfügbar | ✔️ | ✖️ | ✔️ |
Erhält Nachrichten vom Veranstaltungsplaner | ✖️ | ✖️ | ✔️ |
Daten werden für den Versand von Angeboten verwendet | ✖️ | ✖️ | ✔️ |
Werden beim Versenden von Dokumenten abgerufen | ✖️ | ✔️* | ✖️ |
Daten werden für Rechnungen verwendet | ✔️ | ✖️ | ✖️ |
*Die zu einem Lieferanten hinzugefügten Kontaktpersonen können beim Versenden von Dokumenten als Empfänger ausgewählt werden.
Geschäfts- und Privatkunden
Wir empfehlen, sowohl einen Kunden (Organisation) als auch eine Kontaktperson anzulegen, selbst bei Privatkunden. Erstellen Sie immer einen Datensatz für den Kunden, da eine Kontaktperson mit mehreren Kunden verknüpft werden kann – zum Beispiel sowohl mit einem Unternehmen als auch als privater Besucher Ihres Standorts.
Einen neuen Kunden oder Lieferanten hinzufügen
Schritt 1: Gehen Sie über das Hauptmenü zu Kontakte.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Kunde oder klicken Sie zuerst auf den Pfeil daneben, um einen neuen Lieferanten hinzuzufügen.
Schritt 3: Füllen Sie die Details aus. Stellen Sie sicher, dass Name, E-Mail-Adresse und Postanschrift ausgefüllt sind, da diese für die Rechnungsstellung verwendet werden.
Ist die Rechnungsadresse des Kunden von der Postanschrift verschieden? Wenn ja, geben Sie die Rechnungsdetails (unten) ein. Etwaige Rechnungsdetails haben Vorrang vor der Postanschrift.
Schritt 4: Ihr neuer Kunde oder Lieferant befindet sich nun in der Kontaktdatenbank und Sie können Kontakte hinzufügen.
Eine neue Kontaktperson hinzufügen
Schritt 1: Gehen Sie über das Hauptmenü zu Kontakte und wählen Sie erneut Ansprechpartner aus.
Schritt 2: Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche + Neuer Kontakt.
Schritt 3: Füllen Sie so viele Informationen wie möglich aus. Achten Sie darauf, Name, Organisation und E-Mail-Adresse anzugeben, da diese Informationen für Angebote und Nachrichten verwendet werden.
Einen Kunden und Kontakt in einer Veranstaltung hinzufügen oder verknüpfen
Nachdem ein Kunde eine Veranstaltung über das Widget angefragt hat, werden die ausgefüllten Unternehmens- und Personendaten automatisch zur Veranstaltung hinzugefügt. Wenn ein Kunde neu ist, schlägt das System vor, einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Wenn die ausgefüllten Details mit einem bereits existierenden Kunden übereinstimmen, schlägt das System vor, den neuen Kontakt mit dem bestehenden Kontakt zu verknüpfen. Bei diesem Prozess werden folgende Details berücksichtigt:
Für Kunden: Kundenname, E-Mail, Telefonnummer, Adresse oder Postleitzahl.
Für Kontaktpersonen: Vollständiger Name, E-Mail oder Telefonnummer.