Video über Messaging-Umgebungen in MICE

Das Wechseln zwischen MICE und Ihrem E-Mail-Programm gehört der Vergangenheit an. Der allgemeine Posteingang in MICE bringt alle Ihre Nachrichten an einem Ort zusammen.

Im allgemeinen Posteingang finden Sie alle Nachrichten in einer Übersicht, genau wie Sie es von E-Mail-Programmen gewohnt sind.

Jede Konversation zeigt den Namen des Unternehmens oder der Kontaktperson, die Betreffzeile (Name + Veranstaltungsdatum) und die ersten zwei Zeilen der letzten gesendeten Nachricht in der Konversation. Die Betreffzeile kann variieren - zum Beispiel, wenn eine separate Rechnung gesendet oder eine neue Nachricht aus dem allgemeinen Posteingang erstellt wird.

Klicken Sie auf eine Konversation in der Übersicht, damit diese sich öffnet und im großen Fenster leicht nachgelesen werden kann.

Wie Sie es bereits vom Versenden von Nachrichten aus einer Veranstaltung gewohnt sind, können Sie sowohl ausgehende Nachrichten an den Kunden (oder andere Empfänger) senden als auch interne Notizen verfassen, die nur für Kollegen sichtbar sind. Die Option finden Sie nun unter dem Pfeil neben dem Fenster zum Tippen einer Nachricht. Hier können Sie bei Bedarf auch den Betreff ändern.

Sie können einen Kollegen (der als Benutzer in Ihrem Konto angelegt ist) auch in einer internen Notiz markieren. Ihr Kollege erhält darüber eine Benachrichtigung. Markieren Sie Ihren Kollegen, indem Sie zuerst "@" tippen. Es erscheint dann ein Auswahlmenü, in dem Sie den Namen Ihres Kollegen auswählen können.

Aus dem neuen allgemeinen Posteingang heraus können Sie eine neue Nachricht erstellen. Danach können Sie sofort den/die Empfänger und die Betreffzeile hinzufügen.

Sie können Nachrichten weiterhin wie gewohnt aus einer Veranstaltung heraus versenden. In diesem Fall ist die Nachricht auch sofort im allgemeinen Posteingang sichtbar.

Eine nicht gesendete Nachricht wird als Entwurf gespeichert, sodass Sie die Nachricht nicht erneut abtippen müssen. Sie können den Entwurf über das Papierkorb-Symbol neben der Sende-Schaltfläche löschen.

Oberhalb Ihrer entworfenen Nachricht sehen Sie den/die Empfänger. Standardmäßig sind hier bereits der Hauptkontakt und alle anderen Veranstaltungskontakte hinzugefügt.

Ab sofort können Sie eine E-Mail auch als CC (Kopie) oder BCC (Blindkopie) versenden. Klicken Sie auf CC oder BCC, woraufhin Sie E-Mail-Adressen hinzufügen können.

Um eine oder mehrere Nachrichten im allgemeinen Posteingang schnell wiederzufinden, können Sie die Suchfunktion und die Filteroptionen nutzen.

Im allgemeinen Posteingang können Sie:

Sie haben die Möglichkeit, Ihrem Profil eine persönliche E-Mail-Signatur hinzuzufügen, die automatisch zu Nachrichten hinzugefügt wird, die Sie aus MICE versenden.

Nachdem Sie in das Fenster zum Tippen einer Nachricht geklickt haben, wird Ihre persönliche E-Mail-Signatur automatisch hinzugefügt (falls eingerichtet). Bei internen Notizen wird die Signatur weggelassen.

Klicken Sie hier für Anweisungen und Tipps zum Hinzufügen von Signaturen

Ihre persönliche Signatur wird automatisch zu Nachrichten hinzugefügt, die Sie verfassen, sowie zu allen automatischen Nachrichten für Veranstaltungen, denen Sie als Planer zugewiesen sind.

Einige Nachrichten sind nicht mit einem Benutzer verknüpft, daher wird keine persönliche Signatur verwendet.

Unten finden Sie eine Übersicht über alle (automatischen) Nachrichten. Für jede Nachricht ist angegeben, welche Signatur verwendet wird und in welcher Umgebung Sie die Nachricht finden können.

Wenn eine Nachricht automatisch vom System generiert wird (z. B. beim Versenden eines Angebots), wird sie automatisch mit der Veranstaltung verknüpft. Sobald ein Kunde auf die Nachricht antwortet, wird diese automatisch der bestehenden Konversation hinzugefügt.

Wenn ein Kunde eine neue E-Mail (Konversation) erstellt und diese direkt an Ihre MICE-E-Mail-Adresse sendet, kann die Nachricht nicht mit einer Veranstaltung verknüpft werden. Solche Nachrichten sind im allgemeinen Posteingang sichtbar und werden an Ihre allgemeine E-Mail-Adresse gesendet, damit Sie diese nicht verpassen.

Neue Nachrichten, die aus dem allgemeinen Posteingang entworfen wurden, separate eingehende E-Mails und neue separate (nicht verknüpfte) Rechnungen sind nicht direkt mit einer Veranstaltung verknüpft. In diesen Fällen können Sie die Konversation mit einer Veranstaltung verknüpfen. Haben Sie eine Konversation, aber noch keine Veranstaltung? Dann erstellen Sie einfach eine neue Veranstaltung über die Schaltfläche in der Konversation. Sie landen dann sofort in der Konversation der neuen Veranstaltung.

Durch Klicken auf die 3 Punkte (siehe Abbildung unten) neben einer Nachricht können Sie die Nachrichtendetails einsehen. Hier werden alle E-Mail-Adressen angezeigt, an die die Nachricht gesendet wurde, sowie Datum und Uhrzeit. Falls das Senden einer Nachricht fehlgeschlagen ist, finden Sie in den Details meist den Grund für die fehlgeschlagene Zustellung.

Sie können die Nachricht auch einfach erneut senden.

Oder die Nachricht löschen. Die Nachricht wurde offensichtlich bereits gesendet, ist aber in der Konversation nicht mehr sichtbar.

Schnell zwischen Konversation und Veranstaltung wechseln

Wenn eine Konversation mit einer Veranstaltung verknüpft ist, können Sie schnell zur Veranstaltung gelangen, indem Sie auf den Veranstaltungsnamen oberhalb der Konversation klicken.

Echtzeit-Anzahl der (offenen) Konversationen

Im Hauptmenü finden Sie die neue Messaging-Umgebung. Wenn offene/unbearbeitete Konversationen vorhanden sind, wird dies ebenfalls im Hauptmenü angezeigt. Diese Zahl wird ständig aktualisiert.

Initialen / Profilbild des Benutzers in der Konversationsübersicht

Die Initialen eines Benutzers sind in der Nachrichtenübersicht sichtbar, wenn die letzte Nachricht in der Konversation von diesem Benutzer gesendet wurde. Dies gibt also an, ob und von wem die Nachricht bearbeitet wurde (die Konversation wird automatisch als erledigt markiert). Wenn der Kunde eine weitere Nachricht sendet, verschwinden die Initialen des Benutzers, sodass klar ist, dass die Nachricht noch nicht bearbeitet wurde.

Bei automatischen Nachrichten (ohne zugeordneten Autor) sind keine Initialen sichtbar.

Konversationen als offen/erledigt markieren

Eine Konversation bleibt als offen markiert, bis sie beantwortet wurde oder manuell als erledigt markiert wird. Eine offene Konversation ist an dem blauen Kreis links neben der Konversation in der Übersicht zu erkennen.

Durch Klicken auf das Häkchen oben rechts in der Konversation markieren Sie diese als offen oder erledigt. Praktisch, um selbst zu entscheiden, welche Konversationen bearbeitet wurden oder nicht.

Auf eine Nachricht antworten

Sie können einfach antworten, indem Sie in das Eingabefenster klicken oder auf die Antwort-Schaltfläche (den Pfeil oben rechts in der Konversation) drücken.

Konversation exportieren (speichern und drucken)

Aus dem allgemeinen Posteingang ist es nun auch möglich, Konversationen zu exportieren, um sie zu speichern oder zu drucken. Klicken Sie dazu auf das Drucker-Icon oben rechts in der Konversation.