Mit dem Abrechnungsmodul von MICE Operations wandeln Sie Ihre Veranstaltungen im Handumdrehen in (Anzahlungs-)Rechnungen um.
Von der Veranstaltung zur Entwurfsrechnung
Sie können direkt aus dem Veranstaltungs-Dashboard eine Rechnung erstellen. Diese wird zunächst als Entwurf im Abrechnungsmodul vorbereitet.
Im Dashboard sehen Sie jederzeit den bereits abgerechneten Betrag.
Produktreihenfolge
Die Reihenfolge auf der Rechnung orientiert sich am Zeitplan der Veranstaltung: Zuerst Pakete, dann Einzelprodukte und zuletzt Produkte, die Aktivitäten zugeordnet sind.
Null-Euro-Zeilen
Sie können mit einem Klick entscheiden, ob Produkte mit einem Preis von 0,00 € auf der Rechnung erscheinen sollen oder nicht.
Anzahlungsrechnungen
Beim Erstellen einer Rechnung können Sie einen Prozentsatz des Gesamtbetrags angeben. MICE erstellt daraufhin einen Entwurf für eine Anzahlungsrechnung.
Verrechnung: Der berechnete Betrag bleibt im Dashboard gespeichert und wird automatisch auf der Schlussrechnung gutgeschrieben.
Tipp: Wählen Sie „Kurze Rechnung“, um Prozentsätze einzugeben oder manuell Beträge ohne MwSt. (0%) zu erfassen.
Rechnungen ohne Veranstaltung erstellen
Sie können Rechnungen auch direkt über das Menü Abrechnung mit + Rechnung erstellen generieren.
💡 Hinweis: Solche manuellen Rechnungen werden nicht im Umsatzbericht berücksichtigt.
Rechnungsdetails
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse kann beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kunden eingegeben werden. Wenn keine Daten eingegeben wurden, wird die Postanschrift des Kunden verwendet.
Referenz
Es ist möglich, eine Kostenstelle oder eine PO-Nummer in das Referenzfeld einzugeben.
Mehrere Veranstaltungen auf einer Rechnung
Sie können die Rechnungen eines Kunden aus mehreren Veranstaltungen so lange ergänzen, bis die Rechnung versendet wird. Mehr Informationen.
Rechnung bearbeiten
Möchten Sie noch eine Anpassung vornehmen? Wir empfehlen Ihnen, Anpassungen direkt im Veranstaltungs-Dashboard vorzunehmen. Anpassungen im Rechnungsmodul werden nicht im Veranstaltungs-Dashboard oder in den Berichten übernommen.
Veranstaltungen aufteilen
Durch Duplizieren der Konzeptrechnung können Sie pro Rechnung angeben, an welche Organisation diese gehen soll, und Sie können ganz einfach Kundendaten sowie Produktposten entfernen und hinzufügen.
Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht zeigt alle Ihre Konzeptrechnungen, offenen und bezahlten Rechnungen an. Das System zeigt auch an, wenn eine Zahlungserinnerung oder Anzahlung gesendet werden muss.
Am oberen Rand der Übersicht finden Sie einige Gesamtbeträge.
Dies sind:
GESAMT NICHT GESENDET INKL. MWST.
Der Gesamtwert aller Konzeptrechnungen (und genehmigten Rechnungen), die also noch nicht versendet wurden.
GESAMT GESENDET EXKL. MWST.
Der Gesamtwert aller offenen Rechnungen (offen oder teilweise bezahlt), ohne Berücksichtigung möglicher Teilzahlungen.
GESAMT GESENDET INKL. MWST.
Ebenso, jedoch inklusive MwSt.
GESAMT OFFEN INKL. MWST.
Der Gesamtwert des Guthabens unter Berücksichtigung möglicher Teilzahlungen.
Eine Datei als Anhang zu einer Rechnungsnachricht hinzufügen
Es ist möglich, Anhänge zur Rechnungsnachricht hinzuzufügen. Gehen Sie dazu zuerst zur Rechnung. Klicken Sie auf "Senden". Sie befinden sich nun in der Maske, in der Sie die Rechnungsnachricht vor dem Versand ergänzen können. Klicken Sie auf "Datei hinzufügen" und wählen Sie eine Datei aus. Die Datei wird nun als Anhang hinzugefügt.
Beachten Sie, dass wir aufgrund zunehmender Datenschutzmaßnahmen von E-Mail-Diensten davon abraten, Anhänge zu Nachrichten hinzuzufügen, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass Ihre Nachricht als Spam markiert wird. Fügen Sie stattdessen einen Link zur Datei in der Nachricht ein.
Rechnung mit MICE versenden (Rechnungsnachricht, Zahlungserinnerungen und Mahnungen)
Das System versendet Rechnungen direkt und zeigt an, wann eine Zahlungserinnerung gesendet werden sollte.
Durch das Festlegen von Nachrichtenvorlagen erstellen Sie Ihre eigene Standardnachricht für jede Rechnungsnachricht, Zahlungserinnerung oder Mahnung.
Die Rechnung wird mit der Rechnung als PDF-Datei im Anhang versendet.
Sie können jederzeit eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinzufügen (in CC oder BCC).
Rechnungsnummerierung
Sie können mitten im Jahr beginnen; Sie geben Ihre letzte Rechnungsnummer ein und die nächste Rechnung wird mit der korrekten Nummer versehen.
Personalisieren
Sie können Ihr eigenes Briefpapier zur Rechnungsvorlage hinzufügen.
CSV-Datei für Buchhaltungsprogramm
Aus der Rechnungsübersicht können Sie direkt eine CSV-Datei exportieren und in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen.
Festlegen einer Standard-BCC-E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung
Geben Sie eine BCC-E-Mail-Adresse ein, an die alle Rechnungen automatisch gesendet werden. Sie können auch eine E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters oder eines Scan-Programms eingeben.
Verknüpfung mit Buchhaltungsprogramm
Auf Anfrage. Bitte kontaktieren Sie info@miceoperations.com oder senden Sie eine Nachricht über den Chat.