Video über das Erstellen einer Rechnung für eine Veranstaltung
Bevor Sie Rechnungen in MICE versenden können, müssen Sie einige Einstellungen vorbereiten. Bitte werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel: "Vorbereitung der Rechnungsdaten".
Es gibt 2 verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen:
1. Eine Veranstaltung in eine (Anzahlungs-)Rechnung umwandeln
Unten links im Veranstaltungs-Dashboard sehen Sie, ob die Veranstaltung bereits (teilweise) fakturiert wurde, indem Sie den Gesamtbetrag mit dem fakturierten Betrag vergleichen. Der fakturierte Betrag enthält auch Konzeptrechnungen; der Betrag berücksichtigt also nicht nur angebotene und bezahlte Rechnungen.
Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf "Rechnung erstellen".
Wählen Sie Reguläre Rechnung oder Anzahlungsrechnung.
In der Rechnungsstellung-Umgebung finden Sie eine Übersicht über alle Ihre Rechnungen und deren Status.
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie an erster Stelle in der Übersicht.
Konzeptrechnungen können jederzeit gelöscht werden. Bei Rechnungen mit Rechnungsnummern können Sie nur die Rechnung mit der jeweils aktuellsten Rechnungsnummer löschen.
💡Tipp: Fügen Sie der Veranstaltung einen Kunden hinzu, bevor Sie eine Rechnung erstellen, damit die Kundendaten automatisch in die Rechnung geladen werden.
2. Eine Rechnung ohne Veranstaltung erstellen
Es ist auch möglich, eine Rechnung zu erstellen, ohne zuvor eine Veranstaltung anzulegen.
Gehen Sie zuerst über das Hauptmenü zur Rechnungsstellung.
Erstellen Sie eine neue Rechnung, indem Sie auf die Schaltfläche "+ Rechnung erstellen" klicken.
Wählen Sie einen Kunden aus und fügen Sie die Produkte zur Rechnung hinzu.
Bitte beachten Sie! Diese Rechnung wird nicht im Umsatzbericht berücksichtigt und kann nicht mit einer Veranstaltung verknüpft werden.
Rechnung versenden
Nachdem Sie eine Konzeptrechnung erstellt haben, können Sie diese versenden, indem Sie die Rechnung öffnen und auf "Senden" klicken.
Es ist nicht zwingend erforderlich, die Rechnung sofort per E-Mail zu versenden. Sie können auch eine endgültige Rechnung erstellen, indem Sie auf "Manuell versenden" klicken. Danach erhält die Rechnung eine Rechnungsnummer und wird automatisch als PDF-Datei heruntergeladen (aber nicht an eine E-Mail-Adresse gesendet).
Eine Rechnung genehmigen
In MICE ist es möglich, eine Rechnung zu genehmigen. In bestimmten Fällen muss eine Rechnung erst von einer anderen Person geprüft werden, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Die Funktion zum "Genehmigen" der Rechnung wurde entwickelt, um zu kennzeichnen, dass diese Person die Rechnung freigegeben hat.
Bitte beachten Sie: Sobald eine Konzeptrechnung genehmigt wurde, ist es nicht mehr möglich, weitere Konzeptrechnungen desselben Kunden für Sammelrechnungen (um mehrere separate Veranstaltungen abzurechnen) daran anzuhängen.