Die Rechnungsstellung war noch nie so einfach. Lesen Sie hier mehr darüber, wie MICE Ihnen ermöglicht, die Daten für Ihre Rechnungen gründlich vorzubereiten, damit Sie Ihre Abrechnungen sicher und mühelos erstellen können.
Welche Daten bereiten Sie vor?
Wo füge ich Rechnungsdetails hinzu?
Gehen Sie im Hauptmenü auf Setup und wählen Sie unter Einstellungen den Punkt Rechnungsstellung.
Administrationsdaten
Es ist wichtig, dass Ihre Verwaltungsdaten in der Administrationsumgebung hinterlegt sind, damit diese Details automatisch für die Rechnungsstellung verarbeitet werden. Sie können die folgenden Daten eingeben:
E-Mail-Adresse: Die Rechnungs-E-Mail-Adresse Ihrer Organisation
BCC-E-Mail-Adresse: Legen Sie eine BCC-Adresse fest, wenn Sie alle gesendeten Rechnungs-E-Mails in Ihrem eigenen Posteingang erhalten möchten
Telefonnummer
Adresszeile (Straße + Hausnummer)
Postleitzahl
Stadt
Land
Handelsregisternummer (Chamber of Commerce)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Name des Bankkontoinhabers
IBAN / Kontonummer
Standard-Zahlungsziel
Dies ist das Zahlungsziel, das standardmäßig für alle Rechnungen verwendet wird.
Während des Versands einer Rechnung können Sie das Zahlungsziel für die jeweilige Rechnung noch individuell anpassen.
Sie können auch ein Zahlungsziel pro Organisation unter den "Rechnungsdetails" hinterlegen (indem Sie die Organisation über Kontakte oder aus einer Veranstaltung heraus bearbeiten).
Produktcodes und Sachkontonummern für Anzahlungsrechnungen
Verknüpfen Sie einen Produktcode und eine Tarifgruppe mit jedem Steuersatz, der für Anzahlungsrechnungen verwendet wird.
In den Einstellungen werden alle Steuersätze angezeigt, die aus den Tarifgruppen in Ihrem System bekannt sind. Nicht jede Organisation nutzt diese Einstellungen.
Besprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrem Buchhalter, ob diese Einstellungen für Sie relevant sind.
Vorlage für die Rechnungsnummerierung
Legen Sie fest, welche Rechnungsnummern für Ihre in MICE erstellten Rechnungen verwendet werden. Auf der rechten Seite der Eingabefelder finden Sie die Nummer der nächsten Rechnung (siehe Bild unten).
Einstellungen der Rechnungsvorlage
Briefpapier (Bild) für die Rechnungsvorlage
Sie können Ihr eigenes Briefpapier hinzufügen, um die Rechnungsvorlage zu personalisieren. Dieses sollte im A4-Format hochgeladen werden.
Beispiel für Briefpapier-Rechnung
Stellen Sie sicher, dass visuelle Elemente den Text nicht überlagern, damit die Rechnung problemlos von Buchhaltungssystemen und Scan-Software gelesen (gescannt) werden kann.
Adressdaten anzeigen
Wenn die Option "Adressdaten anzeigen" aktiviert ist (grün), werden die Adressdaten Ihrer Organisation, die Handelsregisternummer und die USt-IdNr. in der oberen rechten Ecke der Rechnung platziert.
Beispiel für Adressdaten auf einer Rechnung
Zahlungsanweisungen einrichten
Fügen Sie Zahlungsanweisungen hinzu, die standardmäßig am Ende jeder Rechnung platziert werden. Sie können separate Anweisungen für Rechnungen und Gutschriften hinzufügen.
Es ist möglich, Variablen in die Zahlungsanweisungen einzufügen. Wie gewohnt können Sie eine Variable hinzufügen, indem Sie auf das Zauberstab-Symbol über dem Textfeld klicken.
E-Mail-Nachrichten einrichten
Es steht eine Reihe von Nachrichtenvorlagen für Rechnungen zur Verfügung, die Sie im Voraus vorbereiten können. Diese Nachrichten werden beim Versenden von Rechnungen abgerufen und können dann noch angepasst werden.
Nachrichtenvorlagen sind verfügbar für:
Rechnung
Gutschrift
Erste Zahlungserinnerung
Zweite Zahlungserinnerung
Mahnung
Wo kann ich diese Nachrichten einrichten?
Gehen Sie im Hauptmenü auf Setup und im Setup-Menü auf Nachrichten.