Video über benutzerdefinierte Planungsansichten in MICE
Bei der Planung einer Veranstaltung fallen viele Informationen an. Natürlich sind nicht alle Informationen für jede Person innerhalb der Organisation wichtig. Um sicherzustellen, dass jede Abteilung die benötigten Informationen erhält, können Sie Planungsansichten erstellen.
Für die Küche ist es zum Beispiel nicht relevant, alle Details einer Besprechung zu kennen. Sie müssen nur wissen, was zu welcher Zeit zubereitet werden muss. Um relevante Planungsansichten für die Küche zu erstellen, können Sie den Filter verwenden, um unnötige Kategorien aus einer Übersicht zu entfernen.
Wie erstellt man benutzerdefinierte Planungsansichten?
Schritt 1: Wählen Sie Planung im Hauptmenü.
Schritt 2: Klicken Sie auf das "Plus“-Symbol, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Schritt 3: Geben Sie einen Namen für die neue Planungsansicht ein und nutzen Sie den Filter, um Informationen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Aktivieren Sie optional "Produkte", damit zusätzliche Einstellungen zu Produktinformationen erscheinen, die aktiviert werden können. Wählen Sie am unteren Rand des Einstellungsbildschirms aus, welche Produktkategorien oder Labels Sie in die Übersicht aufnehmen möchten.
Schritt 4: Speichern Sie Ihre Planungsansicht und wählen Sie den Namen aus.
Bearbeiten von benutzerdefinierten Planungsansichten
Zusätzlich zum Hinzufügen von Planungsansichten können Sie diese auch bearbeiten. Wenn Sie zum Beispiel der Meinung sind, dass es immer noch zu viele unnötige Informationen für die Küchenabteilung gibt, können Sie weitere Details herausfiltern.
Bearbeiten Sie Planungsansichten, indem Sie zuerst auf das „Zahnrad“-Symbol (1) neben den Planungsansichten klicken und dann auf das „Stift“-Symbol (2) klicken, wie beide in der Abbildung unten gezeigt.
(1)
(2)
Filter in Planungsansichten verwenden
Legen Sie einen Datumsbereich fest, um eine Übersicht mit Veranstaltungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erstellen (fügen Sie bei Bedarf eine Reihe von Filtern hinzu).
Weitere Filteroptionen sind möglich basierend auf:
Standorte
Veranstaltungstypen
Status der Veranstaltung
Kunden
Ansprechpartner
Planer
Beispiel: Planungsansicht für die Küche
Die Küchenplanung ist eine häufig genutzte Arbeitsliste. Das Küchenpersonal muss (nur) wissen, zu welcher Zeit bestimmte Lebensmittel für einen bestimmten Standort bereitstehen müssen, aber auch mögliche Notizen wie Diätvorschriften kennen.
Wie erstellt man eine solche Planungsansicht? Wählen Sie die folgenden Optionen (unvollständige Liste):
Aktivitäten (Aktivitätsbeschreibung und Zeiten)
Produkte (welche Lebensmittel zubereitet werden müssen)
Standort (wohin die Produkte geliefert werden müssen)
Anmerkungen (wie z. B. Diätvorschriften)
Internes Memo (wie z. B. „auf FIFO achten“)
Aktivitäten ohne Produkte ausblenden (um irrelevante Informationen zu vermeiden)
Lange Produktbeschreibung (z. B. um zu sehen, wie viele und welche Produkte Sie für einen Obstsalat benötigen)
Produkte nach Kategorie filtern -> Food (um nach Lebensmittelprodukten zu filtern)
Hinzufügen von Variablen zu einer Planungsansicht
Es ist nun möglich, Variablen zu einer Planungsansicht hinzuzufügen. Dies bietet Ihnen viele Möglichkeiten, bestimmte Informationen in die Planung aufzunehmen.
Erstellen Sie eine neue Planungsansicht (über das Pluszeichen) oder bearbeiten Sie eine bestehende, indem Sie zuerst auf das Zahnrad-Symbol und dann auf das Stift-Symbol neben dem betreffenden Arbeitsplan klicken.
Den Einstellungen der Planungsansicht wird ein Textfeld hinzugefügt, in das Sie Text und Variablen einfügen können.
Beispiel für Text und Variablen im Textfeld einer Planungsansicht:
Fehlt Ihnen eine bestimmte Variable? Dann erstellen Sie ganz einfach Attribute, die Sie ebenfalls zu einer Planungsansicht hinzufügen können.
Tipp: Sie können nun alle Informationen zu einer Planungsansicht hinzufügen, die Sie bisher nur in Dokumenten platzieren konnten. So können Sie eine Planungsansicht nun z. B. als Arbeitsliste oder Skript verwenden und diese ganz einfach pro Veranstaltung, pro Tag oder für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig exportieren.
Das Ergebnis in der Planungsansicht:
Exportieren von benutzerdefinierten Planungsansichten
Verwenden Sie die Schaltfläche Exportieren, um die Übersicht in eine .pdf-Datei umzuwandeln oder die Datei zu drucken.
