Is er een evenement gefactureerd maar is de factuur gemaakt vanuit een ander programma? Dan is het mogelijk om deze als externe factuur toe te voegen aan het evenement.
Let op: Facturatie is alleen mogelijk voor de gebruikersrollen 'beheerder' en 'facturatie'.
Nut van een externe factuur in MICE
Door een externe factuur toe te voegen aan een evenement, zorg je er met name voor dat het reeds gefactureerde bedrag van het evenement wordt bijgewerkt aan de hand van het totaalbedrag van de externe factuur. Zo is voor het personeel gelijk duidelijk dat het evenement is gefactureerd.
Is het factuurbedrag van de externe factuur niet gelijk aan de totale omzet van het evenement? Dan wordt op de eindfactuur (aangemaakt vanuit het evenement) het resterende bedrag gefactureerd.
Externe factuur toevoegen
Doorloop onderstaande stappen om een externe factuur toe te voegen aan een evenement.
Ga naar het evenement dashboard van het betreffende evenement.
Klik bovenin het dashboard op het tabblad documenten.
Klik bij facturen rechts op het pijltje en selecteer externe factuur toevoegen
(zie afbeelding hieronder).Vul handmatig de gegevens in. Verplichte velden zijn het factuurnummer, de factuurdatum en tenminste één factuurregel.
Klik tenslotte op opslaan.
De externe factuur is aangemaakt.🥳 Het reeds gefactureerde bedrag van het evenement is direct aangepast.
Invloed van een externe factuur in MICE
Hieronder vind je een overzicht van de onderdelen in het systeem waarop een externe factuur invloed heeft.
Evenement
Een externe factuur zorgt ervoor dat het reeds gefactureerde bedrag van een evenement wordt bijgewerkt. Is het factuurbedrag van de externe factuur niet gelijk aan de totale omzet van het evenement? Dan wordt op de eindfactuur het resterende bedrag gefactureerd.
Facturatie
Externe facturen worden niet meegenomen in de MICE facturatie. Met andere woorden: De externe facturen komen niet in je facturatie overzicht te staan.
Rapportages
In de facturatie rapportage worden externe facturen wel meegenomen.
In alle andere rapportages worden externe facturen niet meegenomen.