Dit is een overzicht van de meest recente updates in MICE Operations Regular en Pro.

🕵️‍♀️ Verbeterd overzicht in conversaties en berichten

Oudere berichten in een conversatie zijn nu standaard ingeklapt, waardoor je gemakkelijker door conversaties kunt navigeren en een beter overzicht bewaard. Ingeklapte berichten kun je eenvoudig weer uitklappen.

🔍 Conversaties filteren op klant

Naast de mogelijkheid om te filteren op conversatiestatus en planner, introduceren we nu de optie om te filteren op klant. Met deze toevoeging vind je moeiteloos alle conversaties die je ooit met een klant hebt gehad. Verbeter de klantenservice door direct toegang te hebben tot alle conversaties en een dieper inzicht te krijgen in de interacties met jouw (waardevolle) klanten.

Verbeteringen & optimaliseringen

Bug fixes

👀 Offerte bekeken door opdrachtgever?

De digitale offerte is een belangrijke tool waarmee de opdrachtgever direct je voorstel online kan ondertekenen voor akkoord. Soms vraag je je hierbij af of de opdrachtgever je voorstel heeft bekeken. Daarom zie je nu per offerte of en hoe vaak deze is bekeken door de ontvanger(s).

🔑 Inloggen met je Google en/of Microsoft account

Naast inloggen met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord, is het nu ook mogelijk om in te loggen met je Google en/of Microsoft account. Wanneer je dit voor het eerst gebruikt, dan proberen we het te koppelen aan je bestaande account.

💱 Status van bestanden in de werkplanning

Ontdek een nieuwe dimensie in de werkplanning met onze geavanceerde functie waarmee de status van elk bestand (offertes, facturen en/of documenten) is geïntegreerd in het overzicht. Met deze visuele optimalisatie zie je in één oogopslag of een offerte is geaccepteerd en of een factuur is betaald. Transformeer je werkplanning en behoud moeiteloos het overzicht.

🤔 Help-artikelen in beheer

In vrijwel alle beheerschermen vind je nu relevante help-artikelen die je direct op weg helpen om functies beter te leren kennen of je systeem optimaal in te richten. Neem eens een kijkje!

🔒 Waarschuwingen externe links en e-mails

De veiligheid van onze gebruikers nemen we serieus. Daarom vinden we het ook belangrijk om je te wijzen op de risico's van externe links en de inhoud van mails. Vanaf nu tonen we een waarschuwing wanneer je op een externe link klikt en in binnenkomende mails die we naar je doorsturen.

Verbeteringen & optimaliseringen

Bug fixes

📧 Automatische berichten per evenementtype

In beheer vind je automatische berichten terug die je zelf kunt opstellen. Het is nu mogelijk om een automatisch bericht te koppelen aan één of meerdere evenementtypes.

Zo kun je nu bijvoorbeeld een ander offerte-bericht opstellen voor een vergadering dan voor een bruiloft. Of wordt er na het evenement een ander bedankbericht gestuurd naar een zakelijke klant dan een bruidspaar.

📟 Wizard voor instellen van de aanvraagmodule

Om het process voor het instellen van de aanvraagmodule eenvoudiger en overzichtelijker te maken hebben we een nieuwe wizard ontworpen. Zo krijg je bij het instellen/wijzigen van informatie direct terugkoppeling hoe dit er uitziet in de aanvraagmodule.

Standaard zie je de mobiele weergave. Je kunt ook wisselen naar de desktop (bureaublad) weergave. Zo optimaliseer je de weergave van de aanvraagmodule voor zowel smartphones als computers.

🔗 Koppelen van extra velden aanvraagmodule aan eigen velden

Voor de aanvraagmodule kun je extra optionele velden aanmaken die worden toegevoegd aan de laatste stap (invullen contactgegevens) om extra informatie op te vragen.

Nu kun je deze extra velden koppelen aan eigen velden (van evenementen, organisaties of contactpersonen), waardoor het eigen veld wordt ingevuld met informatie die de opdrachtgever invulde in de aanvraagmodule. Het eigen veld kun je gebruiken als variabel voor berichten, offertes en documenten.

🧾 Eigen velden, opt-in keuze en taal opdrachtgever in relatie export

In het export bestand van relaties (organisaties of contactpersonen) vind je nu ook de eigen velden (van objecttype organisaties of contactpersonen) in kolommen terug. Handig om extra relatiegegevens te gebruiken buiten MICE.

De instelling waarbij je per contactpersoon bepaalt of deze persoon alle (automatische) e-mails ontvangt wordt ook weergegeven in een kolom in het export bestand van contactpersonen (kolom "mailings").

Per contactpersoon kun je nu ook een taal instellen. Deze informatie vind je ook terug in het export bestand van contactpersonen (kolom "locale").

Verbeteringen & Bug fixes

🔍 Zoek- en filter opties in de algemene inbox

Een tijd geleden hebben we de algemene inbox gelanceerd. Velen van jullie gaven aan dat een zoekfunctie en bepaalde filter opties goede toevoegingen zouden zijn. Daar hebben we uiteraard naar geluisterd!

In de algemene inbox kun je nu:

💻 Nieuw inlog venster

Het inlogscherm van je MICE account heeft nu een nieuw design gekregen. Er is ook een hoop gebeurd aan extra veiligheidsmaatregelen tijdens inloggen, zoals de optie om een twee-factor-authenticatie (2FA) in te stellen, waarbij je twee stappen succesvol moet doorlopen om toegang te krijgen tot je MICE account. Ga hiervoor naar 'mijn account' door eerst te klikken op je initialen of profielfoto.

📝 Google Fonts integratie

Zoals je waarschijnlijk al weet is het mogelijk om Google Fonts (lettertypes) te gebruiken in MICE. Voorheen was er een selectie aan lettertypes beschikbaar. Vanaf nu zijn alle Google Fonts standaard beschikbaar in je systeem!
​

Verbeteringen & Bug fixes

⚡Productprijs afhankelijk van tijdsduur (BETA*)

Deze functie werkt vanaf nu ook in de aanvraagmodule!

Voor een product kon je bij 'aantal per regel' al aangeven dat het product tijdgebaseerd is. Vanaf nu kun je de productprijs automatisch laten berekenen op basis van tijd (uur) door bij eenheid 'Uur (automatisch)' te selecteren.

Is het product toegevoegd als los product in een evenement? Dan wordt gekeken naar de begin- en eindtijd van de hele dag.

Let op! Indien je gebruik maakt van deze instelling, dan zal het betreffende product ook in bestaande evenementen in aanmerking komen voor automatische berekening. De productprijs wordt pas daadwerkelijk gecorrigeerd wanneer je een aanpassing maakt aan tijden in het draaiboek.
​
​Meer weten over dynamische productprijzen?

*Deze functie zit in de beta fase. We zijn benieuwd naar het gebruik in de praktijk en verzamelen de komende tijd eventuele feedback om productprijzen gebaseerd op tijd verder te optimaliseren.

⚙ Dynamische variabelen in offertes en documenten

Bij het aanmaken van een nieuwe offerte werden in het verleden alle variabelen eenmalig ingevuld. Enkel het draaiboek en kostenoverzicht bleven constant updaten bij aanpassingen in het evenement (totdat de offerte was verzonden). In documenten werden variabelen constant bijgewerkt totdat het document was verzonden.

Variabelen in concept-offertes én documenten zijn vanaf nu dynamisch!
Dit betekent dat het variabel veld constant wordt bijgewerkt totdat de offerte of het document is verzonden. Hierdoor hoef je niet meer steeds een offerte te dupliceren indien een aanpassing is gemaakt aan informatie gekoppeld aan variabelen.

Daarnaast zie je nu tijdens het bewerken van het bestand dat het variabel veld is ingevuld met data uit het evenement. Zo heb je gelijk goed beeld hoe de offerte er uiteindelijk uitziet. Ga met je muis op het vak staan om te zien welk variabel eraan is verbonden (zoals te zien is in de afbeelding hieronder).

🧾 Bulkactie voor informatie actualiseren

Via producten beheer kun je nu in bulk 'wijzigingen' doorvoeren in je evenementen. Net als het actualiseren van informatie voor een specifiek evenement kun je nu voor meerdere evenementen tegelijk de volgende gegevens actualiseren: verkoopprijzen, inkoopprijzen, product labels en overige informatie. Stel zelf in vanaf en tot welke datum evenementen worden geactualiseerd. Stel eventueel criteria in zodat enkel evenementen die voldoen aan de criteria worden bijgewerkt, zoals bijvoorbeeld een bepaald evenementtype of een specifieke klant.

Let op: Een bulkactie kan niet ongedaan gemaakt worden! Controleer goed de instellingen en welke evenementen worden geactualiseerd.

🔗 Bijlagen standaard ook als links in berichten

Indien bijlagen zijn toegevoegd aan een bericht worden deze nu ook standaard als link toegevoegd (onderaan) aan het bericht. Verder worden alleen (veilige) bestanden tot maximaal 10mb ook daadwerkelijk als bijlage meegestuurd.

Sommige mailservers verwijderen bijlagen uit berichten om de ontvanger te beschermen tegen ongewenste bestanden. Om dit te voorkomen is de bijlagen nu ook standaard als link beschikbaar bij berichten uit MICE. Hierdoor kun je er zeker van zijn dat de ontvanger alle bijlagen ontvangt.

Verbeteringen & Bug fixes

🗒️ Dagnotitie evenement (MICE Pro)

Voeg een notitie toe aan (de dag van) een evenement. Deze notitie is zichtbaar in de planning. In geval van een meerdaags evenement kun je per dag een notitie toevoegen.

Meer weten over dagnotities?

👪 Aantal gasten wijzigen vanuit event dashboard

Vanuit het draaiboek kun je nu eenvoudig en snel het aantal gasten van een dag wijzigen. Indien geselecteerd wordt ook het aantal gasten bijgewerkt van alle producten in het draaiboek (van de specifieke dag).

Verbeteringen & Bug fixes

Met trots laten we je kennis maken met de gloednieuwe berichtenmodule van MICE. In dit bericht vertellen we je er alles over.

​📬 100% overzicht met de algemene inbox

In de algemene inbox vind je alle berichten in één overzicht terug, net zoals je gewend bent bij mailprogramma's. Je klikt makkelijk van conversatie naar conversatie, ziet gelijk welk bericht nieuw is binnen gekomen en of een collega al gereageerd heeft.

Meer weten over de mogelijkheden van de inbox? Lees hier meer

Stuur je e-mails door naar MICE

Vanaf nu kun je in MICE ook berichten vinden die (nog) niet gekoppeld zijn aan een evenement. Zo kun je dus ook e-mails doorsturen naar MICE om ze daar direct in behandeling te nemen, maar kun je ook een doorstuurregel instellen voor je algemene e-mailadres. Zo mis je nooit meer een bericht en is een aanvraag in behandeling nemen makkelijker dan ooit.

Lees hier hoe je e-mails doorstuurt naar MICE

Een vertrouwde ervaring voor nieuwe berichten

Het opstellen van nieuwe berichten is volledig vernieuwd. Zo heb je nu volledige controle over de ontvangers van je bericht, voeg je eenvoudig een CC- of BCC-adres toe, kun je het onderwerp aanpassen en worden concepten automatisch opgeslagen.

Alle informatie over je berichten

Vanaf nu zie je bij een bericht direct wie het verzonden heeft, wat het onderwerp was en welke ontvangers er allemaal bij betrokken waren. Niet onbelangrijk: ook de CC-ontvangers vind je hier in één oogopslag terug.

Persoonlijke handtekening, persoonlijke mails

Onder "Profiel bewerken" kan iedere medewerker nu zijn of haar eigen persoonlijke handtekening instellen, met ondersteuning voor afbeeldingen. Deze handtekening wordt automatisch onder al je berichten geplaatst.

Collega's taggen in berichten en notities

Zet @naamvanjecollega in je bericht en tag je collega in een bericht of notitie. Je collega krijgt daar dan direct een notificatie van in MICE.

In de update van deze maand zitten een aantal nieuwe functies en verbeteringen. We hebben de meest ontvangen feedback kunnen verwerken met als resultaat onderstaande nieuwe features die we graag één voor één toelichten.

Opmaak van offertes en documenten

Regelmatig hebben we feedback ontvangen over verschillende aspecten van het draaiboek en kostenoverzicht in documenten en offertes. Met name de witruimtes en lettergroottes waren hierin een aandachtspunt. Daarom hebben we het design van het draaiboek en kostenoverzicht volledig opnieuw opgebouwd, waardoor informatie duidelijker wordt weergegeven en er meer mogelijk is qua opmaak.

Achtergrond- en tekstkleur

Hiermee is ook mogelijk geworden om de tekstkleur en achtergrondkleur van een draaiboek en kostenoverzicht in een offerte aan te passen om de offerte nog meer in jouw huisstijl te kunnen presenteren.

Eigen lettertype en tekstkleur

Vaak verzocht is de optie om zelf het lettertype en de tekstkleur van lopende tekst in te stellen voor offertes. Vanaf nu is dit mogelijk! Pas via "opmaak" het lettertype, grootte en kleur van tekst aan.

Witruimte aanpassen
Vanaf nu bepaal je zelf of een draaiboek en/of kostenoverzicht relatief weinig of veel witruimte bevat.

Bij de instellingen van een draaiboek of kostenoverzicht zie je nu de optie om de witruimte aan te passen. Hier kun je kiezen tussen compact (minimale witruimte) of vriendelijk (maximale witruimte).

Aangezien je de witruimte in kunt stellen per los draaiboek en kostenoverzicht heb je zelf ook nog eens de vrijheid om verschillende witruimtes te gebruiken per offerte- of document template.
​

In je werkplanning wordt altijd de compacte weergave gebruikt.

Notificaties compleet vernieuwd

De notificaties in MICE zijn een belangrijk element waarmee het systeem gebruikers attendeert op nieuwe ontwikkelingen binnen je MICE account. Er was niet altijd duidelijk onderscheid tussen verschillende notificaties en er werden te veel notificaties aangemaakt die niet direct belangrijk zijn, waardoor notificaties niet optimaal benut werden.

De notificaties hebben een modernere look gekregen en tonen afhankelijk van het onderwerp direct belangrijke details. Daarnaast hebben we volledig opnieuw uitgedacht waar je melding van ontvangt.

Let op: oude notificaties zijn niet overgezet naar de nieuwe structuur.

Lees in ons help-artikel welke notificaties er zijn

Snelbewerkscherm voor zaalhuur en arrangementprijs

Via beheer kon je al door een locatie te selecteren een arrangementsprijs instellen waardoor de juiste zaalhuur wordt berekend indien een locatie wordt gekozen in combinatie met een arrangement. Dit was een tijdrovende manier en de functie zat nogal verstopt ondanks dat het een veelgebruikte functie is met veel toegevoegde waarde.

In beheer is nu ook een snelbewerkscherm beschikbaar voor het verwerken van locatiehuur. Voortaan voer je in een razend tempo de basisprijs en arrangementsprijzen in per locatie.

Overige verbeteringen

Bug fixes

📐 Redesign: nieuw en toch vertrouwd

MICE heeft een nieuw uiterlijk. Het is misschien even wennen, maar we zijn er van overtuigd dat je er snel vertrouwd mee bent – én sneller kunt werken. 🚀

Dit is de eerste stap in een serie verbeteringen waarmee we MICE nog toegankelijker maken voor nieuwe gebruikers en een stuk efficiënter voor de echte MICE-expert.

De nieuwe indeling biedt meer ruimte en een logischere plek voor bestaande functionaliteiten, zoals taken en beheer. Daarnaast is dit de voorbereiding op nieuwe functionaliteiten. Daarover straks meer.

Wat is er allemaal veranderd met het redesign?

Ondanks dat we meer elementen in het systeem anders vorm zullen gaan geven, zorgen we er met iedere update voor dat je workflow als ervaren gebruiker niet verstoord wordt door de aanpassingen. Zo kun je gelijk weer snel en efficiënt werken, zoals je gewend bent in MICE.

Stap 1 van het redesign is daarom beperkt gebleven tot de navigatiebalk(en). Hierdoor zijn een aantal belangrijke modules verplaatst. Lees hieronder verder voor meer informatie.

Nieuwe navigatie

De navigatiebalk was al geruime tijd vol, dus er moest een oplossing komen voor aankomende functies en sommige belangrijke bestaande functies niet meer geplaatst konden worden op de plek waar ze horen.

(1) "Home" button toegevoegd

Aangezien je veel moet schakelen tussen de planning en andere modules hebben we een "home" knop toegevoegd helemaal bovenin het nieuwe menu. Zodra je hier op drukt ga je meteen naar de planning, dit hoeft dus niet perse vanuit de navigatiebalk.

(2) Verschillende planningsweergaves in de navigatiebalk

Zoals te zien is op de afbeelding hierboven zijn de verschillende planningsweergaves (planning, kalender, bezetting) prominent in het menu geplaatst zodat je sneller kunt schakelen tussen verschillende weergaves.

Voor nu kun je ook nog op de oude manier schakelen tussen de verschillende planningsweergaves, namelijk via de icoontjes zichtbaar zodra je in de planning zit.

(3) Naam 'inbox' gewijzigd naar 'aanvragen'

Nieuwe aanvragen vanuit de aanvraagmodule kwamen binnen in de 'inbox'. Aangezien we veel vraag kregen waar aanvragen stonden in het systeem hebben we de naam van de inbox veranderd naar 'Aanvragen'. Het aantal aanvragen wordt nu ook in het menu getoond.
​
​Let op: Houd er rekening mee dat in deze module alle 'niet bevestigde' evenementen staan. Het is dus niet perse dat hier enkel aanvragen vanuit de aanvraagmodule staan maar ook eventueel handmatig aangemaakte evenementen waarvan de status nog op niet bevestigd staat.

(4) Taken in de navigatiebalk geplaatst

Aangezien de takenmodule tegenwoordig veel wordt gebruikt door MICE-gebruikers had deze module in de oude situatie een onlogische plaats onder planning waardoor je eerst altijd naar de planning moest om bij je taken te komen. Nu kun je vanuit het menu snel en eenvoudig naar de takenmodule.

(5) Beheer-omgeving beter in beeld

Aangezien in de beheer-omgeving erg veel belangrijke informatie verwerkt wordt vonden we het belangrijk om de beheer knop duidelijker in het menu te plaatsen, inclusief de tekst 'beheer' in plaats van enkel een tandwiel icoontje.

(6) Inklappen/uitklappen van het menu

De navigatiebalk is van de bovenkant verplaatst naar de zijkant zodat er meer ruimte is om hier toekomstige functies aan toe te voegen.

Aangezien de navigatiebalk aan de zijkant nu invloed heeft op de breedte van je scherm heb je de mogelijkheid om de balk in te klappen waardoor de balk minder prominent in beeld is en je meer ruimte overhoudt om fijn te kunnen werken.

Wanneer het menu is ingeklapt zie je enkel nog de logo's van de modules staan. Zodra je met je muis op een icoon gaat staan verschijnt de naam van de module en opent de module zich in een zijvenster.

Tariefgroepen: meer flexibiliteit om prijzen te splitsen

Het wordt nog makkelijker om samengestelde producten te splitsen in verschillende prijsonderdelen en grootboeknummers. Vanaf vandaag krijg je toegang tot tariefgroepen; een combinatie van een BTW-tarief en een grootboeknummer met een leesbare omschrijving. Zo weet niet alleen de boekhouder wat er bedoeld wordt, maar weten planners ook waar prijsonderdelen onder geregistreerd moeten worden.

We hebben automatisch al de tariefgroepen voor je aangemaakt die je nodig hebt op basis van de BTW-tarieven en grootboeknummers die je eerder hebt gebruikt. Maak je geen gebruik van grootboeknummers, dan blijft alles zoals het was.

Bonus: Wil je het 6% tarief uit je selectielijstjes halen? Archiveer dan de tariefgroep voor 6% BTW onder Beheer > Producten > Tariefgroepen.

Lees meer over tariefgroepen
​

Aantal gasten per activiteit in een werkplanning
Afgelopen periode veruit het vaakst ontvangen als feedback! Als optie is het nu mogelijk om het aantal gasten per activiteit te tonen in een werkplanning. Zo is het vanuit de planning in een oogopslag duidelijk hoeveel gasten er deelnemen aan verschillende activiteiten.

Variabelen toevoegen aan een werkplanning
Een erg gewilde en handige functie! Het toevoegen van variabelen aan een werkplanning is nu mogelijk. Nu heb je nog meer mogelijkheden om gewenste informatie te tonen in het planningsoverzicht. Voeg simpelweg een bestaande variabele toe voor bijvoorbeeld de primair contactpersoon of aantekeningen, of maak een eigen veld en voeg deze toe aan je werkplanning.

Eén evenement (los) exporteren
Je had al de mogelijkheid om een (werk)planning te exporteren per dag of per ingestelde datumreeks. Vanaf nu kun je ook de (werk)planning van één los evenement per dag exporteren.
​

Tekstkleur voor (interne) beschrijvingen
Pas eenvoudig de tekstkleur in beschrijvingen van producten en arrangementen aan. Deze opmaak komt terug in de aanvraagmodule, in werkplanningen en in het draaiboek van offertes en documenten.

Aantal gasten aanpassen per dag
Het was al mogelijk om het aantal gasten van het hele evenement of per activiteit aan te passen. Nu is er ook de optie om het aantal gasten van een dag te wijzigen. Handig voor meerdaagse evenementen.

Actualiseren van verkoopprijzen, inkoopprijzen, taal en labels
In een evenement kan je de prijzen van toegevoegde producten en arrangementen actualiseren, zodat de meest recente/huidige prijzen uit beheer worden opgehaald. Vanaf nu kun je ook snel de taal, labels en productinformatie actualiseren zodat je nog minder handmatig hoeft te corrigeren binnen je evenement.

Aantal gasten per activiteit in een draaiboek
Afgelopen periode veruit het vaakst ontvangen als feedback! Als optie is het nu mogelijk om het aantal gasten per activiteit te tonen in een draaiboek van offertes en documenten waardoor voor opdrachtgevers en collega's duidelijk is hoeveel gasten er deelnemen aan verschillende activiteiten.

Offerte verzenden zonder akkoord
Stel tijdens het verzenden van een offerte in dat er geen akkoord wordt gevraagd. Met andere woorden: verstuur een offerte die niet kan worden ondertekend door de ontvanger(s). Zo kun je bijvoorbeeld voorlopige offertes delen met de opdrachtgever voor een tweede optie.

Titel van offerte aanpassen
Je hebt nu de mogelijkheid om de titel van een digitale offerte aan te passen. Voor meerdaagse evenementen bevat de standaard titel ook de einddatum van het evenement. Jij bepaalt nu met welke titel je offertes presenteert aan de opdrachtgever.

Kleinere afbeeldingen toevoegen (alleen beschikbaar voor digitale offertes)
In offertes en documenten heb je een aantal standaard afbeeldingsformaten waaruit je kunt kiezen: standaard, breed en aflopend. Bij de digitale offerte zijn hier 2 extra kleine formaten aan toegevoegd zodat je meer verschillende maten afbeeldingen kunt gebruiken in offertes.

Logo per offerte template instellen
Stel naast een hoofdafbeelding ook een logo in per offerte template die links boven de offerte wordt gepresenteerd. Sommige gebruikers willen bijvoorbeeld graag een ander logo gebruiken voor de offerte van een vergadering dan voor een bedrijfsfeest.

Concept status voor creditfacturen
Na het aanmaken van een creditfactuur werd er direct een factuurnummer aan toegekend. Dit is verleden tijd. Vanaf nu staat een creditfactuur in concept totdat deze is verzonden waardoor je de creditfactuur altijd nog tussentijds kunt bewerken en verwijderen.

Automatisch bericht creditfactuur
Stel een standaard bericht samen die automatisch wordt opgehaald tijdens het versturen van creditfacturen. Het bericht wordt opgehaald en kun je eventueel nog aanpassen voordat je een creditfactuur verstuurd. Hierdoor hoef je niet steeds per creditfactuur een bericht te typen maar kun je de berichten alsnog personaliseren.

Weglaten van €0,- producten op een factuur
Stel bij het aanmaken van een factuur met één klik op de knop in of productregels met een prijs van €0,- wel of niet worden weergegeven op de factuur. Maak razendsnel nette facturen zonder overbodige informatie.

Algemeen logboek
Tot op heden was er alleen een logboek beschikbaar binnen een evenement. Vanaf nu vind je in beheer onder 'historie' een algehele log waarin acties/handelingen uit alle evenementen worden verzameld en geregistreerd. Zo heb je in een oogopslag duidelijk welke acties wanneer en door wie zijn uitgevoerd in jullie systeem.

Let op: acties van voor deze update staan nog niet in je algemeen logboek.

Overige verbeteringen

Koppeling Mollie

Voeg een betaallink toe aan de factuurbericht.

Weergave kostprijs per producten (PRO)

Om beter inzicht te krijgen van de kostprijs en marges gaan we in de nieuwe rapportage weergave per product de verkoopprijs weergeven, hierbij staat de verkoop, inkoopprijs en marge(%) weergegeven.

De inkoopprijs en verkoopprijs kun je hierin direct aanpassen zodat je dit niet meer individueel per product in het draaiboek hoeft te doen. Hierdoor krijg je beter inzicht wat de marge is over het evenement, categorieën en producten.

Facturatie weergave op basis van categorieën

Om kortere facturen te maken kan gekozen worden voor de optie weergave "Per categorie". Je krijgt dan een factuurregel per BTW-tarief per categorie.

Boekhoudkoppelingen

We hebben het aanbod aan boekhoudkoppelingen sterk uitgebreid, met ondersteuning voor de volgende pakketten:

Evenement/leveringsdatum op factuurregel

De evenementdatum nam in de oude factuur-indeling vrij veel plek in. Met deze update neemt de evenementdatum aanzienlijk minder plek in.

Verplaatsen van dagen in een evenement

Het is nu mogelijk om een evenement aan te maken met dagen die niet aan elkaar verbonden zijn. Bij een meerdaags evenement kun je nu de dagen onderling verplaatsen zodat je dagen kunt overslaan.

Meer info

Digitale draaiboeken

De draaiboeken zijn nu net als de offertes te delen met een deelbare link. Deze link kun je in je documenten bericht plaatsen zodat de ontvanger deze eenvoudig kan delen.

Meer info

Accorderen van documenten

Het is mogelijk om een document te laten tekenen. Zo weet je zeker dat het document is ontvangen en begrepen. In het verzendscherm kun je deze optie selecteren.

Meer info

Arrangementen met een vaste prijs

Tot nu toe hadden arrangementen enkel een prijs per persoon. Het is nu mogelijk om één vaste totaalprijs toe te voegen.

Meer info

Arrangementen met een prijs staffel (PRO)

De prijs van het arrangement kan nu als staffel worden toegevoegd afhankelijk van het totaal aantal gasten.

Meer info

Interne producten en activiteiten (PRO)

Het is nu mogelijk om interne activiteiten en producten aan te maken, deze kun je aangeven om een opbouw dag aan te maken of een activiteit aan te maken die niet in het draaiboek van de opdrachtgever moet worden gecommuniceerd.

Meer info

Overige verbeteringen

Fixes

Chatbutton verplaatst naar de navigatiebalk onder help

Zo heb je meer ruimte om je events te plannen.

Facturatie rapportage

De facturatie rapportage is uitgebreid met de grondslagen waarop het btw bedrag is gebaseerd.

Documenten, offertes en facturen overzicht in de planning

In de werkplanningen in het planning overzicht kun je alle beschikbare documenten, offertes en facturen terugvinden uit het evenementdashboard

Product labels
Het is nu mogelijk om labels toe te kennen aan producten. Zo heb je bovenop productcategorieën een extra niveau aan flexibiliteit. Je kunt producten dezelfde labels geven onder meerdere producten uit verschillende categorieën en je kunt er meerdere per product toevoegen.

In het draaiboek en kostenoverzicht kun je eenvoudig filteren op deze labels.

Eigen velden relaties
Het is nu mogelijk om, net als bij evenementen, eigen velden toe te voegen aan relaties, per organisatie of contactpersoon. Deze velden zijn ook beschikbaar als variabelen in document-templates.

Interne productbeschrijving

Naast de korte en lange productbeschrijving, hebben we bij producten ook een veld toegevoegd waar je een interne productbeschrijving kunt plaatsen. Bijvoorbeeld voor aandachtspunten voor medewerkers of recepten.

Prullenbak
De prullenbak (onder beheer) is verder uitgebreid. Het is nu mogelijk om zelfstandig verwijderde items te herstellen, zoals evenementen, relaties en verschillende documenten.

Bulk acties

Het is nu mogelijk om direct aanpassingen te maken in meerdere producten tegelijk. Je kunt nu bij bijvoorbeeld aanpassingen maken in categorieën, eenheden en andere product-instellingen. Ook kun je direct voor meerdere producten labels toepassen.

​REST API

De API is verder uitgebreid en de API documentatie is nu in te zien op onze website. Wil je koppelen met MICE Operations? Stuur ons een bericht en we helpen je graag verder.

Overige verbeteringen

Taken: Kanban borden

Om taken nog beter in te zetten kun je nu gebruik maken van kanbanborden. Een kanbanbord geeft duidelijk weer in welke fase een taak zich bevindt en kun je de taken van fase naar fase verslepen.

Op verschillende plekken in het systeem kun je nu een taak aanmaken, bijvoorbeeld bij het versturen van een offerte, document en factuur, deze documenten worden dan ook gekoppeld aan de taak.

​

Je bestaande taken zijn overgezet, de afgeronde taken zijn zichtbaar in de laatste fase van het kanban overzicht. Kijk voor alle mogelijkheden en hoe je kunt starten op onderstaande link: Meer informatie

Notificaties voor taken

Elke gebruiker kan een notificatiemail instellen waarin de alle taken staan die aan de gebruiker gekoppeld zijn.

Elke ochtend wordt er een mail gestuurd met hier de volgende punten:

De mail wordt elke ochtend verstuurd naar het e-mail adres van je profiel.

Klik op de onderstaande link om deze in te stellen:
​Meer informatie

Overige optimalisaties

Bestanden uploaden in evenement dashboard

Om je event dashboard compleet te maken kun je nu bestanden zoals Word en Excel documenten of pdf’s uploaden in het event dashboard.

Nieuwe variabelen in factuurberichten

Nieuwe gebruikersrol: Facturatie

Hiermee kun je planners of andere collega's de mogelijkheid gegeven om facturen te versturen en gebruik te maken van de overige functionaliteiten binnen de facturatiemodule.
​

Kostprijsberekening (MICE Pro)
Bij een nieuwe aanvraag of wijziging in je evenement zie je één oogopslag wat je marge is en je vindt kostprijzen en (gemiddelde) marges ook terug in je rapportages. Om hiervan gebruik te maken hoef je alleen een eenvoudige kostprijs toe te voegen per product.

Vertalingen producten (MICE Pro)
In het productenbeheer worden nu alle vertalingen weergegeven en kun je eenvoudig je (vertaalde) assortiment exporteren. Je krijgt een waarschuwing als de inhoud nog niet is vertaald.
​

Cockpitaccount:

Zoeken en notificaties in cockpit functie voor aangesloten accounts

Overige optimalisaties en bug fixes

De nieuwe digitale offerte

De digitale offerte biedt je meer mogelijkheden om je voorstel aantrekkelijk te presenteren. De offerte werkt met verschillende tabs zodat de opdrachtgever snel kan navigeren door de informatie en zodat jij meer informatie kwijt kan in de offerte. Daarnaast heb je meer opmaakmogelijkheden voor teksten, kleuren en afbeeldingen. Ook kan de opdrachtgever direct een bericht sturen naar de planner en beschikt de offerte over een mobiele versie. Zo komt je voorstel altijd bovenop de stapel!

​

​

Een aantal nieuwe opmaakmogelijkheden:

Heb jij suggesties voor interactieve toepassingen in de nieuwe offerte? Laat het ons weten!

Let op! Ook je bestaande offertes hebben een upgrade gekregen. Zorg ervoor dat je een mooie omslagfoto toevoegt (bij beheer). Deze wordt bovenaan de offertes getoond.

Meer informatie over de instellingen van de nieuwe digitale offerte

Offerte dashboard

Het offerte dashboard is ook aangepast en overzichtelijker geworden.
Daarnaast zijn de volgende nieuwe functies toegevoegd:

Meer informatie over het offerte dashboard
​

Overige verbeteringen

De nieuwe aanvraagmodule

De aanvraag is voor veel evenementen het eerste contact met de opdrachtgever en dient daarom gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en een goede presentatie van je assortiment te zijn. Daarom hebben wij het design van de aanvraagmodule verbeterd en een nieuwe versie geïntroduceerd.

De nieuwe versie van de aanvraagmodule wordt actief via een link op je website of “zwevende knop” die op elke pagina van je website te zien is.

Probeer het uit op onze website (klik op de oranje knop)

Om gebruik te maken van de nieuwe aanvraagmodule hoef je je assortiment niet opnieuw in te stellen, de stappen zijn hetzelfde als de bestaande aanvraagmodule.

De nieuwe aanvraagmodule kun je eenvoudig op je Wordpress website plaatsen d.m.v. de MICE Operations WordPress plug-in. Ook kun je de module eenvoudig in andere CMS systemen plaatsen.

Wil je aan de slag met de nieuwe aanvraagmodule? Lees het artikel

Prullenbak functie

Berichten

E-mailreacties op berichten worden altijd via het systeem en via e-mail afgeleverd. Indien mogelijk aan de planner, anders aan het algemene e-mailadres.
​

BTW berekening en afronding

Door het hele systeem hebben wij de btw berekening en afronding aangepast, van btw berekenen en afronden per product naar btw berekenen en afronden over het totaalbedrag. Op deze manier kan jij en je opdrachtgever de bedragen eenvoudiger verwerken in de administratie.

Als je nu een offerte of factuur aanmaakt wordt deze nieuwe rekenmethode gehanteerd. De reeds verstuurde facturen behouden nog de oorspronkelijke rekenmethode zodat de facturen overeenkomen met de verstuurde factuur en het betaalde bedrag.

Als je een bestaande factuur bewerkt gaan de bedragen automatisch over naar de nieuwe rekenmethode.

Product staffels (MICE Pro)

De prijs van het producten kan worden aangepast op het gasten totaal.

Nieuwe facturatiemodule

De facturatiemodule is volledig opnieuw opgebouwd en daarmee flexibeler en gebruiksvriendelijker dan ooit. Ieder onderdeel is opnieuw ontworpen om efficiënt en goed geïnformeerd te werken. We laten je graag de highlights zien van de nieuwe module.

Snel een samenvatting? Bekijk de video

​

Nieuwe factuurpagina

De factuurpagina is helemaal opnieuw ontworpen en ingedeeld, zodat je alle informatie direct overzichtelijk bij de hand hebt. De belangrijkste wijziging is dat je de factuur precies kunt zien zoals dat hij naar de klant verstuurd zal worden.

Daarnaast zul je een aantal nieuwe functionaliteiten terugzien op dit scherm:

Historie

Een veelgehoord verzoek was een complete historie van de factuur. Bij iedere factuur zie je nu terug wat er precies mee is gebeurd, wanneer en door wie. Zo zie je bijvoorbeeld snel wie de factuur heeft verstuurd en naar welke e-mailadressen de factuur is gegaan.
​
​Facturen versturen in UBL

Bij elke factuur zit er nu automatisch een UBL-bestand. Dit bestandsformaat is tegenwoordig verplicht bij verschillende overheden en bedrijven. Ook kun je deze bestanden inladen in verschillende boekhoudprogramma’s.

Facturatie van evenementen

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe facturatiemodule is de diepere integratie tussen evenementen en facturen. We hebben dit proces nu sterk verbeterd.

Verwijderen van facturen

Het is nu ook mogelijk om de laatste (verzonden) factuur in je reeks te verwijderen. Vooral handig wanneer je de facturatiemodule aan het testen bent of simpelweg een foutje hebt gemaakt.

Instellingen

Nieuwe rapportage op basis van facturatie

De omzetrapportage op basis van evenementen geeft niet altijd correct weer wat de daadwerkelijke omzet is geweest in een bepaalde periode. Hiervoor kun je nu de nieuwe facturatie-rapportage gebruiken.

​Eigen velden toevoegen

Het is nu mogelijk om je eigen velden aan het event dashboard toe te voegen om informatie in te voeren. Deze eigen velden kunnen worden toegevoegd als variabelen in offertes, documenten en berichten.

Meer informatie

Nieuwe beheeromgeving

De beheeromgeving is volledig vernieuwd om het instellen van je bedrijf nog makkelijker te maken. Producten, arrangementen en locaties hebben een speciale bewerkmodus gekregen om razendsnel de basisgegevens te wijzigen. Er is een handige capaciteitsmatrix bij gekomen om in één keer de capaciteit voor al je zalen in te voeren. En met de import en export voor producten staat je assortiment er zo in.

Draaiboek en kostenoverzicht

Er zijn de afgelopen tijd veel verzoeken binnen gekomen voor het draaiboek en kostenoverzicht in documenten. De tabellen zijn aanzienlijk compacter gemaakt en de opties zijn uitgebreid.

Notificaties van berichten

Als je een bericht van een opdrachtgever ontvangt via de mail, dan krijg je een notificatie in het systeem.

Offertes versturen naar meerdere contactpersonen

Bij het versturen van offertes en documenten kun je meerdere contactpersonen selecteren om de offerte naar meerdere personen uit te sturen.

Nieuw in rapportages

Nieuw in MICE Operations Pro