Video über Aufgaben in MICE
Bevor Sie beginnen:
Es gibt zwei verschiedene Aufgabenübersichten:
Die Aufgabenliste
Die Kanban-Übersicht
Wechseln Sie zwischen beiden Übersichten mit dieser Schaltfläche:
Aufgaben sind in MICE Regular & Pro verfügbar, nicht in Start.
Neue Aufgaben-/Kanban-Boards erstellen
Ein Kanban-Board zeigt übersichtlich an, in welcher Phase sich eine Aufgabe gerade befindet, was es Ihnen ermöglicht, einen vollständigen Prozess auszuarbeiten.
Sie können mehrere Kanban-Boards erstellen, indem Sie auf das "Plus"-Symbol neben bestehenden Aufgaben-Boards klicken (siehe Abbildung unten).
Geben Sie dem Kanban-Board anschließend einen Namen und geben Sie die verschiedenen Phasen ein.
Nach dem Speichern ist das Board einsatzbereit.
In der letzten Kanban-Phase schließen Sie die Aufgabe ab.
Labels hinzufügen
Mithilfe von Labels können Sie Aufgaben leicht finden und organisieren. Solche Labels können in der Aufgabe hinzugefügt und mit einer Farbe versehen werden (unter Neues Label). Die Farben werden auch in der Übersicht angezeigt.
Aufgaben-Funktionen
Aufgabenname
Aufgabenbeschreibung
Anhänge hinzufügen
Kanban und Phasen
Einem Bearbeiter zuweisen
Ablaufdatum
Verknüpfung mit Veranstaltung, Organisation und Kontaktperson
Labels
Wo man Aufgaben erstellt
Sie können Aufgaben an verschiedenen Orten und während unterschiedlicher Prozesse erstellen:
1) In der Aufgabenübersicht
Gehen Sie über das Hauptmenü zu Aufgaben.
Sie können Aufgaben suchen und filtern basierend auf:
Veranstaltungsplaner
Labels
Veranstaltung
2) Im Veranstaltungs-Dashboard
Gehen Sie zu einem Veranstaltungs-Dashboard und wählen Sie Aufgaben.
Nun sehen Sie eine Aufgabenübersicht mit Aufgaben, die speziell zu dieser Veranstaltung gehören. Klicken Sie auf "+ Neue Aufgabe", um eine neue Aufgabe im Aufgaben-Board zu erstellen. Diese Aufgabe wird automatisch mit der Veranstaltung und dem Kontakt verknüpft.
3) Bei einem Angebot, Dokument oder einer Rechnung
Wählen Sie "Mehr", um eine neue Aufgabe zu erstellen. Das Dokument ist nun ein Anhang der Aufgabe.
4) Beim Versenden eines Angebots, Dokuments oder einer Rechnung
Wählen Sie die Option am unteren Rand aus, die beim Versenden eines Angebots, Dokuments oder einer Rechnung erscheint.
Das Dokument ist nun ein Anhang der Aufgabe.
Aufgabenarchiv
Die Aufgaben-Umgebung umfasst ein Archiv, in dem alle archivierten Aufgaben zu finden sind. Um auf das Aufgabenarchiv zuzugreifen, gehen Sie zur Aufgabenübersicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Archiv in der oberen rechten Ecke (siehe gelbe Hervorhebung in der Abbildung unten).
Aufgaben archivieren
Alle abgeschlossenen Aufgaben werden auf einem Aufgaben-Board in der letzten Kanban-Phase gespeichert. Möchten Sie abgeschlossene Aufgaben aus der Übersicht entfernen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren.
Aufgaben wiederherstellen
Um eine Aufgabe wiederherzustellen, rufen Sie diese aus dem Aufgabenarchiv auf. Dadurch wird die Aufgabe in ihre ursprüngliche Phase auf dem Aufgaben-Board zurückgesetzt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen rechts neben der Aufgabe, um sie auf das Aufgaben-Board zurückzubringen.
Mehrere Aufgaben gleichzeitig wiederherstellen
Sie können auch mehrere Aufgaben gleichzeitig wiederherstellen. Markieren Sie dazu mehrere Aufgaben (über das Kontrollkästchen) und klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche Mit ausgewählten Elementen und anschließend auf Wiederherstellen.
E-Mail-Benachrichtigung für Aufgaben
Als Benutzer ist es möglich, eine tägliche Benachrichtigungs-E-Mail mit allen Aufgaben zu erhalten, die mit Ihnen als Benutzer verknüpft sind. Jeden Morgen wird eine E-Mail mit den für heute geplanten und abgelaufenen Aufgaben versendet. Klicken Sie hier für weitere Informationen.
FAQ
Wo erscheint meine neue Aufgabe auf einem Aufgaben-Board?
Beim Erstellen einer Aufgabe wählen Sie das Aufgaben-Board und die Phase aus, in der sie platziert werden soll. Die Aufgabe wird am Ende der gewählten Phase hinzugefügt, und Sie können sie anschließend per Drag-and-Drop nach Bedarf sortieren.