Mit der Kopplung von MICE Operations nach Guestplan werden Aktivitäten aus MICE Operations automatisch als Reservierung nach Guestplan übertragen.
Wonach suchen Sie?
1. Wie funktioniert die Guestplan-Kopplung?
In der Kopplung werden Räume aus MICE Operations mit Sälen/Räumen (Bereichen) aus Guestplan verknüpft. Wenn Sie eine Aktivität in MICE Operations einem verknüpften Raum zuweisen, wird automatisch eine Buchung im entsprechenden Saal in Guestplan erstellt.
Es wird eine Reservierung für heute und für zukünftig geplante Aktivitäten (aus einer Veranstaltung in MICE) erstellt, deren Raum mit einem Saal in Guestplan verknüpft ist. Bestimmte Aktivitäten werden automatisch zusammengeführt (lesen Sie unten mehr dazu).
Automatisch zusammengeführte Aktivitäten
Aktivitäten im selben Raum mit Zeiten innerhalb desselben Zeitrahmens oder aufeinanderfolgenden Zeiten werden automatisch als eine Reservierung zusammengefasst. Beachten Sie dabei die folgenden automatischen Aktionen:
Bei zusammengeführten Aktivitäten finden Sie die Namen der Aktivitäten [in eckigen Klammern] hinter dem Namen der Veranstaltung, damit klar ist, welche Aktivitäten zusammengefasst wurden (siehe Abbildung unten als Beispiel).
Bei zusammengeführten Aktivitäten wird die Gästeanzahl von der Aktivität mit der höchsten Gästezahl übernommen.
Achten Sie darauf, eventuell manuell erstellte Reservierungen von Veranstaltungen zu löschen, damit keine doppelten Reservierungen entstehen.
Zwei zu einer Reservierung zusammengeführte Aktivitäten
Synchronisation
Aktivitäten aus Veranstaltungen mit dem Status In Option, Bestätigt oder Ausgeführt, die für heute oder in der Zukunft geplant sind, werden in Guestplan eingetragen.
Beim Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Aktivitäten in MICE Operations werden die Änderungen fast sofort in Guestplan übernommen. Sollte eine Änderung nicht direkt sichtbar sein, dauert es maximal 30 Minuten.
Die Kopplung funktioniert nur von MICE Operations nach Guestplan, nicht umgekehrt. Das bedeutet, dass alle Änderungen zuerst in MICE verarbeitet werden müssen, woraufhin sie in Guestplan sichtbar werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie Änderungen an einer Veranstaltung in MICE durchführen.
Stornierte Veranstaltungen
Veranstaltungen, die in MICE storniert werden, werden auch in Guestplan storniert. Wenn Sie eine Reservierung in Guestplan entfernen, die in MICE noch vorhanden ist, wird diese automatisch wieder angelegt..
Hinweis: Die Reservierung einer gelöschten Veranstaltung wird in Guestplan nicht gelöscht. Stornieren Sie zuerst die Veranstaltung, damit die Reservierung in Guestplan storniert werden kann. Löschen Sie erst danach gegebenenfalls die Veranstaltung.
Tischpläne
Der Tischplan kann in Guestplan ganz normal angepasst werden. Beachten Sie jedoch, dass bei Änderungen aus MICE die Tischanordnung möglicherweise überschrieben wird. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Zeit oder die Gästeanzahl der Aktivität angepasst wird oder sobald die Organisations- und/oder Kontaktdaten der verknüpften Relation in MICE geändert wurden.
Daten, die synchronisiert werden:
Zeiten
Kundenname
Vorname
Nachname
Notizen mit:
Name der Aktivität
Anzahl der Gäste
Dauer der Aktivität
Link zur Veranstaltung in MICE
Eine Reservierung aus MICE in Guestplan
Notizen zur Reservierung hinzufügen
Obwohl es nicht möglich ist, Notizen von MICE nach Guestplan zu synchronisieren, können Sie in den Reservierungsdetails in Guestplan Informationen hinterlegen. Hierfür ist es wichtig, dass die Notizen oberhalb oder unterhalb der MICE-Notizen hinzugefügt werden (andernfalls werden sie bei einem neuen Synchronisationszeitpunkt überschrieben). Fügen Sie den Text also oberhalb oder unterhalb dieser Zeilen hinzu: ~~~~[MICE Operations]~~~~
Eigener Text in den Notizen einer Reservierung
2. Kopplung aktivieren
Besuchen Sie hierzu den folgenden Artikel: https://help.miceoperations.com/de/articles/8837307
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Besuchen Sie hierzu den folgenden Artikel: https://help.miceoperations.com/de/articles/12183081-guestplan-koppeling-faq