Treten Sie ein in die Welt der nahtlosen Veranstaltungsplanung und gesteigerten Umsätze mit MICE – der Software Nummer eins in der Branche.
Mit fortschrittlichen Funktionen und einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet MICE eine All-in-One-Lösung für angehende sowie erfahrene Event-Profis.
Beginnen Sie mit der Implementierung Ihres MICE-Accounts? Dann folgen Sie den Schritten in diesem Artikel, um Ihr System vollständig mit allen erforderlichen Daten einzurichten. Jeder Schritt enthält einen Verweis auf Anleitungsvideos und/oder vertiefende Artikel zum jeweiligen Thema.
Es ist wichtig, während der Implementierung die Reihenfolge dieser Schritte einzuhalten. Warum? Es gibt bestimmte Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Komponenten, die sich in dieser Reihenfolge widerspiegeln.
1. Betriebsdaten
Zuerst befassen Sie sich mit den Daten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Identität.
Geben Sie Ihre allgemeine E-Mail-Adresse ein, unter der Ihr Team erreichbar ist.
Legen Sie Ihren Standard-MwSt.-Modus fest. Hier wählen Sie, ob Sie Produkte inklusive oder exklusive MwSt. verwalten möchten. Mehr Informationen zu den MwSt.-Einstellungen
Fügen Sie Ihr Firmenlogo und ein Hauptbild hinzu. Diese werden oben auf Ihren digitalen Angeboten und Dokumenten angezeigt.
Fügen Sie eine Akzentfarbe hinzu – eine zusätzliche persönliche Note für Ihre Angebote, das Anfragemodul und Ihren Account.
Fügen Sie ein Dokument mit Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hinzu.
2. Event-Typen
Fügen Sie alle Arten von Veranstaltungen hinzu, für die Sie Gäste begrüßen. Mit Event-Typen strukturieren Sie Ihr System und Ihr Angebot. Einige Beispiele für Event-Typen sind: ein Meeting, eine Hochzeit, eine Firmenfeier oder ein Kongress. Mehr Informationen zum Hinzufügen von Event-Typen
Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des Schritt-für-Schritt-Plans. Bei jedem neuen Event, das Sie in MICE anlegen, wird immer nach einem Event-Typ gefragt (Pflichtfeld). Ihr Angebot im Anfragemodul wird ebenfalls basierend auf dem vom Kunden gewählten Event-Typ präsentiert. Darüber hinaus können Sie in den Berichten letztendlich im Detail sehen, welche Event-Typen häufig oder selten gebucht werden.
3. Setups & Räume
Räume
Fügen Sie alle Räume hinzu. Dies sind die Säle/Räume Ihres Veranstaltungsortes. Mehr Informationen zum Hinzufügen von Räumen
Durch das Hinzufügen von Räumen können Sie Events einem Raum zuweisen, sodass immer klar ist, wo Veranstaltungen stattfinden. In der Planung haben Sie eine gute Übersicht über die Belegung pro Raum.
Setups
Fügen Sie alle möglichen Setups für Ihre Räume hinzu. Denken Sie zum Beispiel an eine U-Form, Theater- oder parlamentarische Bestuhlung. Mehr Informationen zum Hinzufügen von Setups
Das Hinzufügen von Setups ermöglicht es Ihnen, im Ablaufplan pro Aktivität zu sehen, welches Setup erforderlich ist, damit das Operation-Team dies vorbereiten kann. Zudem kann der Kunde im Anfragemodul (optional) ein gewünschtes Setup bei der Auswahl eines Raumes angeben.
Kapazität pro Raum einstellen
Tipp: Fügen Sie zuerst Setups und dann Räume hinzu. Danach können Sie in der Kapazitätsmatrix in der Verwaltung ganz einfach für jeden Raum die Kapazität pro Setup festlegen.
4. Produkte & Produktkategorien
Produkte
Als Nächstes fügen Sie Produkte hinzu. Über eine Excel-Datei können Sie Produkte importieren, sodass Ihr gesamtes Sortiment mit allen dazugehörigen Informationen wie Produktbeschreibungen und Preisen auf einmal in MICE steht. Mehr Informationen zum Hinzufügen von Produkten
Produktkategorien Indem Sie Produkte in Produktkategorien unterteilen, strukturieren Sie Ihr Sortiment, präsentieren Informationen pro Kategorie und haben in den Berichten den Umsatz pro Kategorie im Blick. Mehr Informationen zu Produktkategorien
Wir haben die gängigsten Produkte und Produktkategorien bereits in Ihr System eingepflegt. Bei Bedarf können Sie diese bearbeiten oder ergänzen.
5. Pakete
Ein Pakete ist ein Entwurf eines Events. Es handelt sich um einen Standard-Ablaufplan für ein spezifisches Event, den Sie immer wieder verwenden können, sodass Sie den Ablaufplan für ein häufig organisiertes Event nicht jedes Mal neu erstellen müssen. Sie stellen ein Pakete zusammen, indem Sie verschiedene Aktivitäten mit den entsprechenden Informationen hinzufügen. Für jeden Teil des Events erstellen Sie eine Aktivität mit der richtigen Start- und Endzeit sowie den Produkten, die dazu gehören.
Ihre Pakete bilden die Basis für das, was im Anfragemodul (fortgesetzt in Schritt 8) angezeigt wird und was Sie schnell im Event-Dashboard aufrufen können. Mehr Informationen zum Hinzufügen und Zusammenstellen von Arrangements
Sobald Sie ein Pakete zu einem Event hinzufügen, wird der Entwurf (Ablaufplan) automatisch zum Event hinzugefügt. Der Event-Ablaufplan wird wiederum in den Ablaufplan in Angeboten und Dokumenten übernommen.
6. Templates
In MICE können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Templates für Dokumente und Angebote erstellen. Ein Template ist eine Vorlage, die Sie für verschiedene Dokumente und Angebote aufsetzen und wiederverwenden können. Dies ermöglicht es Ihnen, auf Knopfdruck ein Template bereitzustehen, das Sie (falls nötig) personalisieren und für eine spezifische Zusammenkunft versenden können.
Tipp: Bereiten Sie für jeden Event-Typ ein Angebots-Template vor. Schließlich sieht ein Angebot für eine Hochzeit anders aus als eines für ein Meeting.
7. Anfragemodul (Request for Proposal Tool)
Das Ziel des Anfragemoduls ist es, dass der Kunde über Ihre Website eine Event-Anfrage einreichen kann und direkt einen ersten Entwurf seines Events erstellt, der anschließend als vollständig ausgefülltes Event in Ihrem Backoffice landet. Es handelt sich dabei immer um eine unverbindliche Anfrage. Das Anfragemodul zeigt keine Verfügbarkeit an – im Gegensatz zu einem Buchungsmodul (das regelmäßig zu Konversionsverlusten führt, wenn kein verfügbares Angebot vorhanden ist). Mehr Informationen zum Einrichten des Anfragemoduls
Erhalten Sie dennoch eine Anfrage, die nicht in Ihre Belegung passt? Als Event-Planer können Sie dem Kunden oft eine schöne Alternative anbieten. So organisiert der Kunde sein Event dennoch bei Ihnen anstatt bei der Konkurrenz.
8. Kollegen einladen
Zusammenarbeit ist das Herzstück von MICE, also laden Sie direkt Ihre Kollegen ein. Fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen hinzu, damit diese eine Einladung (per E-Mail) erhalten und Zugriff auf Ihr System bekommen. Sie können sofort mit MICE loslegen!
Durch das Zuweisen von Benutzerrollen an einen Benutzer legen Sie fest, welche Berechtigungen dieser Kollege innerhalb Ihres Systems hat.